Por muito tempo, o mercado de formaturas carregou certas verdades e tradições que aparentavam ser muito óbvias. Assim, não eram questionadas pelos formandos e comissões de formaturas.
Por acreditar que este mercado era transparente e seguro, perguntas importantes deixaram de ser feitas às agências e fornecedores. Quer um exemplo?
Você acha que a maioria das agências que organizam festas de formaturas, oferecem para as comissões relatórios que mostram o que ela efetivamente gastou para contratar cada fornecedor da formatura e o quanto está sendo cobrado da turma de taxa pela contratação do serviço?
Sim, isso existe. E muitas vezes, esse ganho das empresas em cima de cada contratação gira em torno de 10%! E que, sofre com isso são os formandos, que acabam pagando mais pelos pacotes de adesão.
Muitas comissões se organizam com antecedência e isso é ótimo! E logo de cara, já pretendem começar a arrecadar o dinheiro dos formandos.
Mas, para arrecadar dinheiro, algumas turmas pensam que é necessário contratar uma empresa de eventos. Um engano, não é não, e sabe por que?
Você não precisa de uma agência de formaturas
O problema não está na arrecadação em si, mas o que a agência de formaturas fará com dinheiro arrecadado. É comum vermos agências que disponibilizam apenas os valores que foram gastos. Mas e os comprovantes? E as notas fiscais? No fim das contas, os pagamentos não são justificados – ou pelo menos não costumam ser.
Por isso, é essencial separar as empresas de formatura de um serviço de arrecadação e gestão financeira. Se quiser falar sobre arrecadar dinheiro antecipadamente, a história é outra: quanto antes começar, melhor para os formandos, pois é possível dividir o valor da adesão em mais parcelas e a comissão aumenta as chances de mais pessoas aderirem.
Em geral, organizar o evento em si não demora mais que um ano ou um ano e meio. O que demora, na verdade, é definir valores, conquistar adesões, convencer os formandos a participarem, etc.
Então, não tenha pressa de contratar uma empresa de eventos que, daqui a alguns anos, pode não estar entregando resultados satisfatórios ou até pior, nem existir mais!
Além disso, por que deixar o dinheiro dos formandos nas mãos de uma empresa que não oferece as garantias e os relatórios financeiros necessários para garantir que o dinheiro da formatura está sendo gasto da forma correta?
Isso acontecia, porque não existiam empresas especializadas na arrecadação e gestão financeira para comissões de formatura até o surgimento do Keeper. Logo, todos ficavam sem saída e eram “obrigados” a contratar empresas de formatura para cuidar do dinheiro e planejamento da festa.
Você é quem escolhe como arrecadar
Mas hoje, a situação é diferente! Quem escolhe arrecadar diretamente com a agência de formaturas, não sabe das desvantagens ou então, não quer fugir da tradição.
O problema é que essa tradição é perigosa. Sejamos sinceros, muitas empresas que organizam festas de formatura trabalham de forma não profissional. Sem dúvidas, existem empresas sérias que tratam o dinheiro do formando com responsabilidade e ética. Mas como saber se a empresa que você está contratando é uma dessas?
Assim, é melhor deixar que as empresas de formatura façam o que elas são boas de verdade: produzir a festa.
Então, falemos sobre a melhor solução: arrecadar antecipadamente com uma empresa especializada e fechar com uma empresa de formatura mais próximo à festa, já com parte do dinheiro dos formandos em caixa, para ter máximo de poder de negociação com todos os fornecedores.
Afinal, arrecadar antecipadamente pode não só diminuir o valor da festa, como também possibilitar que mais pessoas participem dessa tão sonhada data, já que quanto maior o parcelamento, maior a facilidade de pagamento.
Uma comissão pode não conseguir mudar todo o mercado, mas pode sim, optar por não ser dependente deste modelo e ter o poder de decisão sob sua própria formatura! E aí, bora fazer parte dessa nova mudança?
