Saber como lidar com a inadimplência dos formandos é, sem dúvidas, um dos maiores desafios de toda comissão de formatura.

Os que estão inadimplentes, comprometem o caixa de toda arrecadação! Mas antes, é importante entender o motivo que levou o formando a deixar de pagar suas parcelas da formatura.

E não, não é nada fácil cobrar as pessoas e principalmente os colegas de faculdade, né?! Mas é importante que o processo de cobrança seja feito de forma leve e tranquila, demonstrando empatia com a situação.

A primeira coisa que a comissão de formatura precisa ter em mente é: ninguém fica devendo por que quer.

Mas como cobrar os formandos? Qual a melhor forma de controlar o caixa? E as taxas de juros?!

Entenda o motivo da inadimplência

É papel da comissão de formatura trabalhar para organizar um baile perfeito. Mas também é de sua responsabilidade entender as características e necessidades de cada formando.

Antes de começar a realizar a cobrança, é necessário ouvir os formandos, já que cada um é único e tem razões distintas para estar inadimplente.

Já dissemos que ninguém deve porque quer. Por isso, é preciso entender se o formando esqueceu de realizar os pagamentos ou então, não tem mais condições financeiras para arcar com os custos da festa.

Para cada cenário, a comissão tem uma opção, então entenda se a melhor solução para o formando é estender o prazo de parcelamento, ou então negociar sua dívida de outra forma.

Régua de cobrança

Quanto maior o controle dos pagamentos melhor. E a régua funciona justamente para que a comissão tenha bem estruturado todo este controle.

A régua de cobrança, tem como principal objetivo reduzir a taxa de inadimplência e não deixar que as cobranças não aconteçam de forma aleatória.

Para montar uma boa régua, a comissão de formatura deve mapear o cronograma e processos de cobrança que quer realizar.

Escolha como vão funcionar as notificações! Por exemplo, em quais dias da semana e horário, se serão enviadas apenas por email ou também por mensagens de texto.

A comissão também pode definir, se a régua irá enviar lembretes dias antes do vencimento dos boletos, no dia do vencimento e alguns dias depois caso a fatura não seja paga.

O importante é a régua funcionar e ser prática à realidade da arrecadação. Faça testes e deixe um membro como responsável por ela.

Relatórios de adesões e pagamentos

Aqui no blog do Keeper nós sempre falamos sobre a importância de ter relatórios atualizados e consistentes. E no caso do controle dos inadimplentes, essa ferramenta é mais uma vez, uma grande aliada da comissão de formatura.

Quando a comissão não sabe com precisão como está o fluxo de caixa da sua arrecadação, o status das adesões e pagamentos, ela tende a se perder e sofrer com as fraudes.

Os relatórios neste caso, permitem que a comissão de formatura entenda quem são seus formandos inadimplentes, quais parcelas de pagamento estão atrasadas e o por quantos meses.

Só com estas informações, é que a comissão consegue começar a organizar as cobranças e os acordos de pagamento.

Taxas de atraso e cancelamentos

É comum que os formandos questionem e queiram saber de onde vieram os valores das multas, de cancelamento da adesão e até mesmo os juros dos boletos vencidos.

Por isso, é essencial que a comissão explique quais são estas taxas, como foram definidas e como elas influenciam na arrecadação financeira da festa de formatura.

As taxas para pagamentos atrasados ou adesões canceladas são importantes para a projeção financeira da arrecadação e existem para que a festa de formatura não seja prejudicada caso os formandos atrasem muito seus pagamentos ou deixem de participar.

Pensa comigo, se no último ano da arrecadação 3 formandos que compararam adesões no valor de R$ 3.500,00 desistem de participar da formatura, a comissão terá R$ 10.500,00 a menor para organizar a festa. Ruim, né?

Por isso, as multas devem ser definidas antes do início da arrecadação e ser firmadas no contrato com os formandos. E levar em consideração o momento da arrecadação, ou seja, devem aumentar conforme a festa se aproxima.

Tenha o apoio de uma empresa especializada

A melhor de todas as dicas, é que a comissão não precisa necessariamente fazer tudo sozinha. Sempre pode contar com uma empresa especializada, como o Keeper.

Não faz sentido se prender as burocracias enquanto é possível facilitar todo o processo. Tanto de cobrança, como análise de relatórios e projeção já com as taxas de cancelamento.

Durante toda a arrecadação, a comissão de formatura também precisa planejar e organizar todos os detalhes e é importante que o foco não seja em resolver os problemas e dificuldades sozinha.

Hoje todo o processo de cobrança pode ser facilitado! E a comissão não precisa apenas se preocupar em acompanhar as ações.

Quer saber ainda mais como o Keeper pode ajudar a sua comissão de formatura? E te livrar de todas as burocracias e processos chatos?! Manda uma mensagem e fala com a gente! Nosso time irá te auxiliar com todos os detalhes.