Quando a gente entra na faculdade, é bem bacana poder contar com as dicas dos veteranos, saber como tudo funciona e como vai ser a vida nos próximos anos, não é? Pois é, com a turma da estudante de Medicina da Universidade de São Paulo (USP), Priscilla Barbosa Costa, não foi diferente.

Logo nos primeiros meses de aula, a galera mais antiga já deu o aviso: “comecem a organizar a formatura cedo, porque os últimos anos serão uma correria”. No final do primeiro ano de curso, a turma criou a comissão e, a partir de então, surgiram os primeiros questionamentos: 

• Contratar uma agência de formatura agora ou mais para frente?;
• Deixar a arrecadação financeira com a agência ou ter mais controle sobre a grana?;
• Cuidar do dinheiro por conta própria ou deixar para uma empresa especializada em finanças?;
• Fazer eventos ou contar só com a arrecadação dos formandos?;
• Como calcular o preço da formatura por aluno?

Apesar da avalanche de dúvidas e tarefas, uma comissão unida e comprometida torna tudo mais fácil para definir o que é melhor para todos. Assim como costumamos falar aqui no blog do Keeper, quem integra esse tipo de organização se responsabiliza por tocar os preparativos da festa, mas precisa levar em conta o que os demais formandos querem. 

Foi isso que a turma da Priscilla fez: os alunos opinaram em pontos importantes, como as expectativas em relação à festa e a indicação do valor adequado que cada um poderia pagar mensalmente. A galera não espera ter um artista ou banda famosa como atração, mas o glamour e o estilo serão garantidos e merecidos pelos seis anos de estudos.

Para isso, a turma 105 da Medicina USP optou ainda no segundo ano da faculdade pela arrecadação antecipada aqui com o Keeper. Hoje, cursando o quarto ano, eles já alcançaram metade da meta de formandos sem abrir mão da liberdade para negociar com fornecedores. Dá uma conferida, a seguir, como tem sido a experiência e como estão se organizando para a festa!

É autonomia que você quer, @? Arrecadação financeira antecipada e em separado da agência é o caminho

Como tesoureira, Priscilla afirma que a turma fez uma extensa pesquisa de empresas e formas de arrecadação para definir como seriam os preparativos da formatura. Ela conta que a comissão recebeu diversas propostas de agências de eventos para gerenciar a grana, desde que já fosse fechado algum serviço específico, como a fotografia. 

“A gente não estava buscando isso. Estava pesquisando o custo para a arrecadação”, comenta. A turma ainda teria que estudar qual a melhor empresa, avaliar o trabalho e o custo para os formandos antes de dar esse “ok” sobre o serviço de fotografia.

Como a fotografia não era prioridade no momento e a turma poderia se arrepender pela escolha feita às pressas só para fechar o contrato, a decisão foi pela arrecadação separada da agência de eventos. “Nosso receio com as agências era ficar preso a elas porque, uma vez que que você começa a arrecadar com uma empresa dessas, fica muito mais difícil ter essa mobilidade do dinheiro”, diz a tesoureira sobre uma eventual portabilidade da arrecadação. 

Assim, foi por meio de indicação de um ex-aluno de outra faculdade que a turma conheceu o Keeper, que faz a gestão financeira de formaturas.

“A gente não tá preso. O dia que eu fechar com uma agência, eu sei que posso pegar o dinheiro e transferir integralmente ou aos poucos, como eu quiser. Essa liberdade fez a gente escolher o Keeper.” – Priscilla Barbosa Costa, estudante de medicina da USP.

O dinheiro não fica parado, não!

Se fizessem a arrecadação financeira por conta própria, talvez essa turma da Medicina não saberia o que fazer com o dinheiro no banco. Afinal, onde aplicar a grana do sonho de uma galera de forma rentável e segura ao mesmo tempo?

Como o Keeper não é uma agência de eventos, e sim uma fintech, comandada por quem tem experiência em administração e gestão financeira, fica mais fácil orientar o tipo de aplicação ideal, sempre preservando o dinheiro. Na turma da Priscilla, foi decidido que o dinheiro deveria ter uma rentabilidade mensal acima da inflação, que seria uma certa garantia para não perder dinheiro. 

Só para você ter ideia, se você deixa o dinheiro parado na poupança, ele acaba rendendo menos do que a inflação, que é o índice que mede a alta dos preços. Se a inflação é maior que o rendimento, o dinheiro perde valor. Por isso, a rentabilidade ajuda a compensar esses reajustes de preços. 

B**** better have my money: segurança no controle do dinheiro

Priscilla conheceu pessoas que até cuidaram da arrecadação financeira sozinhas, mas que tiveram problemas no dia da festa por conta de pagamento. Como tesoureira, a formanda pode dizer por experiência própria o alívio que dá por não precisar cuidar de pontos burocráticos, como abrir CNPJ da turma, iniciar conta no banco, ver quem teria acesso, além de cuidar das cobranças. 

No Keeper, praticamente todos esses trâmites são resolvidos de uma maneira bem simples, pois as turmas têm uma conta exclusiva em nossa plataforma, mas não precisam abrir nenhum CNPJ. 

Nós cuidamos da gestão do dinheiro de uma forma transparente, já que só a comissão faz as movimentações e tem acesso a relatórios específicos. Os aderidos, por sua vez, também recebem informações automáticas sobre a arrecadação. 

Como é a arrecadação na prática?

Até o momento, esta turma de Medicina da USP já conseguiu juntar 74 formandos para a festa. Caso não tivesse optado pelo Keeper para a arrecadação financeira, a comissão teria que se encarregar da assinatura do contrato e da emissão dos boletos de cada estudante. Tudo isso presencialmente, o que em tempos de Covid-19 acaba sendo arriscado, além de desgastante. 

“Com o Keeper não precisa fazer isso, porque é tudo online. O aluno faz todo esse processo de adesão sozinho, a gente só manda o link e dados de acesso”, explica Priscilla.

Ela explica que outra vantagem vista pela turma foi a flexibilidade para pagar a festa. Há formandos que optam pelo pagamento à vista ou em um número menor de parcelas para não precisar se preocupar com isso nos anos finais, que são mais corridos. Ou seja, o aluno escolhe como é melhor para o orçamento dele, desde que tudo esteja pago até o segundo semestre de 2022, o último ano de estudos.

Além disso, a comissão toda acompanha os relatórios de movimentação financeira da conta. Pelo nosso sistema, inclusive, a tesoureira acessa o volume de adesões, libera novos lotes e acompanha os inadimplentes. Aliás, o próprio Keeper já dá uma mãozinha enviando um email para quem está com parcela em atraso, liberando a turma dessa cobrança inicial. 

E vamos de gestão financeira

Por ser um curso tradicional e com uma rotina bem puxada, a turma decidiu focar a fonte de arrecadação na própria adesão dos formandos. Eles já fizeram alguns eventos, mas optaram por não arrecadar com venda de kits e festas. Uma exceção será o famoso Bota Dentro, a festa que costuma ser feita no quarto ano da Medicina, para marcar o início do internato. 

O quarto ano, aliás, é um período importante na organização da formatura, já que a turma vai definir em breve qual será a agência de eventos. Para a escolha, os membros da comissão decidiram visitar festas de outras turmas e consultar a avaliação de ex-alunos sobre os serviços que receberam. Estão no caminho certo, não acham?

Turma 105 de Medicina da USP

Dinheiro em mãos = poder de barganha

Com a arrecadação antecipada feita por meio de uma empresa especializada como a nossa, a turma 105 agora tem uma margem maior para negociar com a agência de eventos, que ainda será escolhida. 

Esse poder de barganha pode representar uma economia no custo total do evento. Por ter a posse do dinheiro, a comissão pode, por exemplo, negociar descontos para pagar alguns fornecedores no valor à vista ou em poucas parcelas. 

Já como forma de incluir os alunos que não podem arcar com a festa neste momento, a comissão pretende pedir que a agência aceite que eles paguem depois de formados com os plantões que fizerem. 

Outro pedido a ser feito é para permitir que os alunos que queiram fazer somente a colação festiva também possam pagar depois de formados. “Nossa intenção é fazer com que todos os alunos possam participar, dentro das condições deles”, comenta a tesoureira, que pretende conquistar 160 adesões de formatura com a ajuda do Keeper. 

Esse tipo de solicitação costuma ser aceito pelas agências de formaturas desde que a turma demonstre controle sobre a arrecadação financeira, como é o caso desta turma de Medicina da USP. Eles, aliás, não arredam o pé em relação a isso no maior estilo “meu dinheiro, minhas regras”. Arrasaram, né?

Conclusão

Você conferiu nesse post como separar a arrecadação da agência de eventos e colocar o dinheiro nas mãos de uma empresa especializada pode trazer mais tranquilidade, especialmente para alunos de Medicina, que costumam fazer aquelas festas de arromba. 

Mesmo no período de isolamento social por conta da pandemia, os estudos continuaram para a turma do quarto ano, com aulas em período integral em alguns dias. O mesmo vale para a gestão do dinheiro que irá custear o baile tão aguardado daqui dois anos.

Ter o controle do dinheiro e pagar a festa antes da data, diminuindo os juros e os encargos, faz com que a formatura consiga economizar e alavancar os resultados significativamente, além de garantir uma rentabilidade segura. 

Se você quiser saber nossos serviços e como o Keeper pode ajudar a sua turma a comemorar sem desperdício, manda uma mensagem para a gente aqui!