O tempo dos membros de comissões de formatura para organizar a festa de formatura é limitado, isso todos sabemos.
Além das aulas da faculdade, atividades extracurriculares, estágio e vida social, eles também precisam se preocupar com todos os detalhes da noite mais importante de todos os seus colegas: a festa de formatura.
Entretanto, nem sempre as comissões de formatura sabem por onde começar a organizar a festa, não é mesmo?
Sem dúvida, existem muitos passos antes de definir como realmente será a noite da formatura, colação de grau e jantar de gala. Então acredite, começar a arrecadação é apenas um dos desafios que os membros das comissões precisam enfrentar até a formatura.
Pensando em todas as etapas que precisam ser cumpridas e organizadas até o lançamento dos pacotes de adesão aos formandos, separamos 10 passos essenciais para qualquer comissão de formatura conseguir organizar a festa de formatura!
1. Montar a comissão de formatura
Apesar de não existir um momento certo para começar a organizar a comissão de formatura, como já dissemos aqui. Quanto antes a você e sua turma fizerem isso, mais tempo os formandos terão para realizar aderir e pagar a adesão.
2. Definir cargos e funções
Não existe um padrão de cargos que se adeque a todas as comissões de formatura, a organização e divisão de funções deve funcionar para a realidade da sua turma! Já explicamos quais são os cargos e responsabilidades que eles tem dentro da comissão.
3. Estatuto
Este documento é essencial na vida de qualquer comissão de formatura, você sabia? Ele previne riscos, ajuda na gestão e definição de responsabilidades ou tomadas de decisão. Desenvolvemos um modelo exclusivo de estatuto para facilitar.
4. Estudar a forma jurídica da comissão
Você sabe qual a melhor opção de arrecadação para a sua turma? As diferenças burocráticas entre abrir um CNPJ e arrecadar por conta própria ou contratar um serviço especializado de gestão financeira são gigantes. Os casos de furtos e calotes de comissões que optam por realizar a arrecadação por conta própria são muito maiores, você sabia?!
5. Estudar formatos de arrecadação, cobrança e emissão de boletos
Parece fácil, mas organizar a emissão, registro e acompanhar os pagamentos de toda a turma manualmente é MUITO trabalhoso e gera uma dor de cabeça gigante. O responsável por essa parte normalmente é o tesoureiro, que deve também gerar relatórios e gerenciar o fluxo de caixa da comissão, já pensou? Por estes motivos, é muito mais prático e seguro arrecadar com uma empresa especializada como o Keeper.
6. Definir a empresa parceira para arrecadação
Chegou a hora de definir como você e sua comissão de formatura irão realizar a arrecadação da festa. Entenda os prós e contras de cada ferramenta, taxas de serviço e impostos para decidir!
7. Pesquisa com os formandos
Este ponto é essencial. O que os formandos esperam da festa e quanto estão dispostos a gastar, você e sua comissão sabem? É MUITO importante que a comissão de formatura realize uma pesquisa com todos os formandos, para entender suas expectativas e começar a planejar a festa, afinal, a festa é deles também.
8. Estimar o custo da festa e o valor das adesões
Após a pesquisa com os formandos, a comissão de formatura já pode realizar as primeiras projeções da festa e estimar os custos totais, assim como o valor dos pacotes de adesão. Desenvolvemos uma planilha de projeção financeira exclusiva para comissões de formatura, que você pode acessar aqui.
9. Analisar se está dentro das expectativas dos formandos
Em outras palavras, o valor para participar da formatura está dentro do que as pessoas estão dispostas a pagar? Se sim, bola pra frente! Caso contrário, vale revisitar a estimativa do custo da festa.
10. Realizar o lançamento oficial da arrecadação (LOA)
Por fim, chegou o momento de lançar a arrecadação para todos os formandos, e saiba que no dia do LOA, é muito importante estimular os formandos a comprarem os pacotes. Então, quanto antes a comissão começar a arrecadar, melhor! Mas você precisa ficar de olho em alguns pontos: passe segurança, explique os detalhes do processo de arrecadação e apresente o escopo da festa!
Então, pronto para começar a planejar a sua comissão de formatura e arrecadar dinheiro para a festa? Compartilhe conosco sua experiência e nos mande uma mensagem caso tenha dúvidas, nosso time pode te ajudar! 🙂
