Para planejar e organizar uma festa de formatura, o primeiro passo é bastante claro: saber como formar uma comissão de formatura.
A festa de formatura é um dos momentos mais esperados da graduação, e a comissão, formada entre os alunos, é responsável por liderar a organização do evento.
Parece simples, mas a comissão tem uma grande responsabilidade: conciliar os desejos dos alunos e planejar uma formatura incrível, gastando o mínimo possível.
Para começar essa difícil missão, é preciso considerar:
- Como formar uma comissão de formatura?
- Qual a importância do estatuto?
- Em geral, quais são os cargos nas comissões de formatura?
- Existe algum trâmite jurídico?
Este artigo vai responder todas as suas dúvidas sobre como formar uma comissão de formatura. Continue lendo para descobrir todas as etapas e detalhes necessários para organizar esse momento tão especial.
Como é formada uma comissão de formatura?
Essa parte é tranquila. Geralmente, alguém interessado em participar da comissão toma a iniciativa, comunica à turma e convoca uma eleição para definir os cargos.
Então, para que todo esse processo seja mais fluido, é importante que os alunos interessados em participar da comissão demonstrem desde cedo suas habilidades de liderança, organização e comunicação.
Em turmas pequenas, todos os interessados se candidatam e então a votação acontece em uma espécie de assembleia. No entanto, em turmas com várias salas, um ou dois representantes de cada sala participam da votação, tornando o processo mais rápido e eficiente, garantindo a representação de todas as salas.
Por isso, é importante que, durante essa assembleia, estejam presentes pelo menos 50% +1 dos membros totais da turma de formandos.
Além disso, os membros que formam a comissão, normalmente, não passam de 20% do total de alunos da turma.
O que é fazer parte de uma comissão de formatura?
Embora muitos acreditem que fazer parte da comissão de formatura é só festa, não é bem assim. Entre as festas, reuniões, rifas e degustações de buffet, fazer parte da comissão de formatura significa assumir responsabilidades, alinhar as expectativas dos alunos e planejar uma formatura sensacional.
Por isso, ser membro da comissão de formatura é também aproveitar uma oportunidade de crescimento profissional e pessoal.
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Como é trabalhar na comissão de formatura?
Trabalhar na comissão de formatura envolve diversas tarefas, como planejar e organizar eventos, gerenciar finanças, contratar fornecedores e manter comunicação constante com os formandos. Por isso, esse trabalho requer comprometimento, organização e habilidades de liderança.
Quais os cargos de uma comissão de formatura?
Embora as comissões possam ter formatos distintos, existem os cargos clássicos que a maioria delas possui. Esses cargos podem ter nomes diferentes, mas o importante é a responsabilidade atribuída a cada função.
O que faz um membro de comissão?
Presidente: lidera as ações do grupo, preside reuniões, autoriza pagamentos e assina documentos (geralmente junto ao tesoureiro).
Vice-Presidente: substitui o presidente quando necessário e o apoia nas tarefas.
Tesoureiro(a): gerencia as finanças, efetua pagamentos e cobranças, faz demonstrativos e relatórios, define valores, guarda os comprovantes financeiros e organiza os registros.
Vice-tesoureiro(a): auxilia o tesoureiro em todas as atividades e o substitui quando necessário.
Diretor(a): administra áreas e equipes de planejamento, comunicação, relações públicas, etc.
Secretário(a): redige as decisões tomadas e transcreve atas.
Vice-secretário(a): substitui e auxilia o secretário quando necessário.
Conselheiro(a): participa de todas as decisões sobre o planejamento e organização da festa.
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Como registrar uma comissão de formatura?
Um dos passos mais importantes para formar uma comissão de formaturas é registrá-la. Registrar uma comissão de formatura é essencial para formalizar a organização. Esse registro geralmente envolve a criação de um estatuto e a escolha da forma jurídica adequada.
Qual a importância do estatuto?
O Estatuto da comissão de formatura estabelece as regras gerais da comissão. Esse documento define quem gerencia as finanças, como são feitas as decisões de contratação e pagamentos, e obriga a prestação de contas aos formandos.
Portanto, inclua no estatuto cláusulas que definam quem realiza cada atividade, de forma bem específica. Regras bem definidas desde o início diminuem as chances de problemas. Aqui você encontra um ótimo modelo de estatuto.
Como escolher uma forma jurídica?
Ainda é comum que comissões paguem um contador para abrir uma pessoa jurídica (CNPJ). No entanto, para formar uma comissão de formaturas, essa não é mais a única possibilidade e nem a mais fácil.
Hoje, as comissões podem realizar toda a gestão financeira com uma empresa especializada, como o Keeper, que descomplica a vida da comissão de formatura.
Com um serviço especializado, a comissão não precisa se preocupar com a cobrança de inadimplentes, relatórios de caixa e gestão financeira. Tudo fica na palma da mão com a nossa plataforma online.
Como criar uma conta para comissão de formatura?
Você pode optar por contratar um contador, abrir uma pessoa jurídica, e abrir uma conta bancária PJ em algum banco ou instituição financeira ou facilitar o processo utilizando os serviços de uma empresa especializada.
A segunda opção, como o Keeper, facilita a gestão financeira sem a necessidade de abrir uma pessoa jurídica ou uma conta corrente separada.
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Como pedir contribuição para a festa de formatura?
Mantenha contato constante com a turma. Atualize-os sobre o que está sendo feito e entenda melhor os desejos dos formandos.
Além disso, há diversas formas de arrecadar contribuições, que podem ser utilizadas para complementar a adesão dos formandos.
Segundo uma pesquisa realizada pelo Keeper no estado de São Paulo, cerca de 60% dos formandos que aderem à festa de formatura contribuem com a arrecadação de outras formas, seja comprando rifas, brindes e convites individuais, ou participando de eventos criados especificamente para a arrecadação.
Mãos à obra
Se você quer participar da organização da sua festa de formatura, então não perca tempo! O primeiro passo é formar a comissão. Quando estiver formada, mantenha uma comunicação frequente com a turma, não só para atualizá-la sobre o que está sendo feito, mas também para entender melhor os desejos dos formandos.
Por fim, não deixe de checar também o nosso Guia Completo: tudo o que você precisa saber sobre arrecadação para formaturas. Não perca tempo. É o melhor guia que você pode encontrar!
Perguntas frequentes
O número de membros de uma comissão de formatura varia conforme o tamanho da turma de formandos, que pode incluir alunos de mais de uma sala. Em geral, a comissão não ultrapassa 20% do total de alunos.
Para exercer um cargo na comissão de formatura, não basta apenas querer; é necessário ser aprovado por meio de votação. Todos precisam concordar que você é a pessoa mais adequada para a função e a votação deve ser realizada com a participação de pelo menos 50% + 1 dos membros da turma.
Os cargos de comissão são criados de acordo com as necessidades específicas de cada turma. Cada cargo e função deve ser bem dividido para garantir a eficiência do grupo. Não existe uma comissão de formatura perfeita para todos os cursos e faculdades. Confira aqui os cargos mais comuns.
