Está no segundo ano da faculdade e ainda não sabe quais cargos incluir na comissão de formatura? Calma, vamos te ajudar!
A formatura é um momento super especial, tanto para você quanto para seus familiares e amigos. É a celebração de todo o esforço ao longo dos anos, então, nada mais justo que essa festa seja inesquecível para todos.
Uma das melhores formas de evitar estresse na organização do baile é montar uma comissão de formatura estruturada, eficiente e estratégica. Assim, as chances de tudo sair conforme o planejado são bem maiores.
Para deixar tudo mais fácil, separamos os principais cargos e funções que não podem faltar na sua comissão de formatura. Confira e garanta que sua festa seja um sucesso!
O que é a comissão de formatura?
Para entender o que é comissão de formatura, basta imaginá-la como um grupo seleto de alunos de um curso de graduação que se unem para organizar e planejar todas as atividades relacionadas à formatura da turma.
Geralmente, a comissão é composta por alunos que possuem habilidades de comunicação interpessoal, resolução de problemas e trabalho em grupo. Juntos, eles buscam garantir que a festa de formatura e os eventos relacionados sejam da maneira como a turma deseja.
Qual o papel de uma comissão de formatura?
Sabemos da grande importância de garantir que a formatura seja um evento memorável para todos. Mas, afinal, qual é a responsabilidade da comissão de formatura? Bom, a comissão é responsável por diversas atividades importantes:
- Planejar e coordenar as etapas de organização da festa de formatura;
- Escolher os locais para as festas;
- Definir a temática e a decoração;
- Elaborar e distribuir convites de formatura;
- Fazer a gestão da arrecadação para financiar tudo;
- Negociar e contratar fornecedores e serviços.
É bastante coisa, né?! E, como cada detalhe precisa ser pensado com cuidado, é super importante definir os cargos e as funções de cada membro da comissão. Assim, tudo fica mais organizado e a chance de dar tudo certo aumenta!
Quais os cargos de uma comissão de formatura?
Para ter uma boa comissão de formatura, é super importante que os cargos em comissão e suas funções sejam bem divididos entre os membros, principalmente presidente, tesoureiro, diretor, secretário, conselheiro e coordenador de eventos.
Cada um precisa entender suas responsabilidades no planejamento para garantir que tudo saia como o esperado.
Atenção: não existe uma comissão de formatura “perfeita”, que sirva para todos os cursos e faculdades. O ideal é ajustar os cargos conforme as necessidades de cada turma. Mas, para te ajudar, vamos compartilhar os cargos mais comuns.
Dá uma olhada:
Presidente
O presidente é quem lidera a comissão. Veja suas funções:
- Faz as reuniões e garante que todos os membros participem;
- Representa a comissão para a faculdade e fornecedores;
- Autoriza pagamentos e acompanha de perto tudo o que está acontecendo.
Além disso, ainda ajuda o tesoureiro a administrar os gastos e assinar documentos importantes.
Vice-presidente
O vice-presidente é o braço direito do presidente. Ele substitui o líder quando necessário e contribui com as tarefas do dia a dia.
Tesoureiro(a)
Esse cargo é importantíssimo! O tesoureiro cuida da parte financeira, como pagamentos, cobranças (se a comissão fizer isso manualmente), relatórios financeiros e definição de valores.
Se a comissão não tiver parceria com uma plataforma especializada em arrecadação, quem ocupa esse cargo pode enfrentar bastante trabalho, por isso, algumas comissões optam por ter mais de um tesoureiro.
Vice-tesoureiro(a)
O vice-tesoureiro ajuda o tesoureiro em todas as suas responsabilidades e assume o posto quando ele não pode participar.
Diretor(a)
O diretor é responsável por coordenar as equipes de planejamento, comunicação e relações públicas. Ele também negocia e supervisiona os contratos com fornecedores.
Secretário(a)
O secretário cuida da parte burocrática. Ele redige as atas das reuniões, mantém toda a documentação organizada e se comunica com os formandos e a instituição de ensino.
Vice-secretário(a)
O vice-secretário apoia o secretário nas suas funções e assume o cargo quando necessário. Também ajuda nos processos de comunicação e organização dos documentos.
Conselheiro(a)
O conselheiro é uma espécie de mentor, que pode atuar de diversas formas:
- Oferece orientação nas decisões importantes;
- Auxilia na gestão de conflitos entre os membros da comissão;
- Dá sugestões para melhorar o processo de organização de eventos da formatura.
Coordenador de eventos
Algumas comissões optam por ter um coordenador de eventos, responsável por organizar as festas e eventos pré-formatura. Esse cargo é estratégico para ajudar na arrecadação de fundos, criando novas oportunidades com eventos paralelos.
Quantos membros deve ter uma comissão?
Normalmente, as comissões de formatura são formadas por até 20% dos formandos. Mas isso pode variar!
Algumas turmas preferem manter uma comissão mais enxuta, para facilitar a organização e as decisões. Outras optam por aumentar o número de membros, garantindo que mais pessoas participem diretamente do processo.
Ambas as opções funcionam, e o mais importante é garantir que os interesses de toda a turma sejam priorizados. No fim das contas, a comissão precisa trabalhar em benefício de todos e fazer com que a formatura seja um sucesso para todo mundo!
Seja uma comissão pequena ou grande, o essencial é que todo mundo saiba o que fazer e trabalhe junto para alcançar o melhor resultado.
Como conseguir um cargo em comissão de formatura?
Dentro de uma comissão existem membros que exercem funções com alto nível de responsabilidade. Então, não basta querer ser o presidente, é necessário que todos os membros concordem que você é a pessoa mais adequada para assumir essa posição.
Portanto, uma das formas mais clássicas de conseguir um cargo na comissão de formatura é por meio de uma votação.
Após todos os alunos da turma estarem cientes da importância de uma comissão, seus cargos e responsabilidades, chega a hora de você se candidatar e concorrer à vaga desejada.
É importante que, durante a votação, estejam presentes pelo menos 50% + 1 dos membros da turma. Dessa forma, os resultados podem ser determinados de maneira justa.
Leia também: Como ser parte da comissão de formatura pode ajudar no seu futuro profissional?
Como organizar uma comissão de formatura?
Organizar uma comissão de formatura pode parecer complicado no início, mas com um pouco de organização e uma boa divisão de responsabilidades, tudo pode fluir de forma tranquila.
A seguir, vamos te mostrar um passo a passo simples para formar e organizar sua comissão do zero!
1. Escolha os membros da comissão
O primeiro passo é definir quem da turma vai fazer parte da comissão de formatura. Escolher pessoas comprometidas, organizadas e que estejam dispostas a assumir responsabilidades é o ponto principal para que tudo dê certo.
Aqui vão algumas dicas para escolher os membros:
- Divulgue o convite para todos os formandos, assim você garante que todos tenham a chance de participar;
- Converse com os interessados para ver quem tem mais afinidade com finanças ou negociação, por exemplo;
- Diversifique as habilidades: é importante ter gente boa em comunicação, organização e planejamento financeiro.
Lembre-se de que uma comissão menor pode tomar decisões mais rapidamente, mas uma comissão maior traz mais ideias e divide melhor as tarefas.
2. Defina os cargos e suas funções
Com o time formado, o próximo passo é definir os cargos e distribuir as funções. Isso vai garantir que cada pessoa saiba o que deve fazer, evitando bagunça e sobrecarga de trabalho.
Se o grupo for maior, você pode criar mais cargos ou dividir responsabilidades entre os membros.
Com cada pessoa sabendo exatamente o que precisa fazer, o trabalho flui melhor e o resultado final será uma formatura organizada, sem estresse e cheia de boas lembranças.
3. Faça um planejamento inicial
Com os cargos definidos, é hora de planejar o trabalho da comissão. Nesse momento, o foco é definir metas e prazos para garantir que todas as etapas da formatura sejam realizadas com calma.
Aqui estão os pontos principais a serem discutidos no planejamento inicial:
- Defina metas de arrecadação, como quanto será necessário arrecadar para cobrir os custos, por exemplo. Estabeleça esse valor e as formas de arrecadação, como rifas, festas ou venda de produtos;
- Crie um cronograma e determine os prazos para cada atividade e a frequência das reuniões;
- Estabeleça metas de participação e decidam como vão engajar os outros formandos e garantir que todos estejam por dentro do processo.
4. Organize as reuniões
Uma boa comissão precisa de reuniões organizadas para manter tudo no rumo certo. Aqui vão algumas dicas para estruturar os encontros:
- Tenha uma pauta clara: antes de cada reunião, defina os tópicos que serão discutidos para não perder tempo;
- Faça atas: o secretário deve anotar tudo o que foi decidido, para garantir que nada seja esquecido;
- Delegue tarefas: no final de cada reunião, deixe claro quem será responsável por cada ação, assim todo mundo sabe o que tem que fazer.
5. Faça a gestão do grupo
Gerir um grupo de pessoas com diferentes perfis pode ser um desafio, mas também é uma parte importante do processo. Para garantir que a comissão funcione bem, alguns pontos são muito importantes:
- Comunicação assertiva: mantenha todos os membros informados e conectados, usando ferramentas como grupos no WhatsApp ou no Slack;
- Acompanhamento regular: o presidente deve monitorar o progresso das tarefas e garantir que tudo esteja avançando como planejado;
- Ambiente colaborativo: incentive o respeito e a colaboração entre os membros, criando um ambiente onde todos possam contribuir e dar ideias.
Como registrar uma comissão de formatura?
Agora vem uma parte mais séria: formalizar a comissão de formatura. Para que a comissão de formatura tenha respaldo legal e possa atuar oficialmente, é preciso registrar um CNPJ. Ao fazer isso, a comissão se torna uma associação civil sem fins lucrativos.
Isso significa que, legalmente, a comissão passa a ser uma pessoa jurídica de direito privado e pode realizar atividades como eventos culturais e recreativos, sem ter fins lucrativos.
Com o CNPJ regularizado, vocês podem:
- Assinar contratos com fornecedores, como buffet, locação de espaço ou decoração;
- Arrecadar fundo de formatura de forma oficial, emitindo notas fiscais, se necessário;
- Abrir uma conta bancária no nome da comissão, para manter as finanças organizadas e separadas das contas pessoais dos membros;
- Garantir mais transparência e segurança para todos os envolvidos, já que tudo será feito de maneira oficial e dentro da lei.
Como formalizar a comissão de formatura?
Siga o passo a passo para formalizar sua comissão de formatura:
- Contrate um contador
Ele vai orientar sobre todo o processo de abertura do CNPJ e os documentos necessários.
- Elabore o estatuto da associação
Esse documento vai descrever como a comissão funciona, quais são os cargos, como as decisões são tomadas, entre outros detalhes. É uma espécie de “manual” da comissão.
- Registre o estatuto e a ata da comissão em cartório
Depois de elaborado, o estatuto precisa ser registrado oficialmente em cartório.
- Solicite o CNPJ
Com o documento registrado, o contador vai ajudar a solicitar o CNPJ da comissão junto à Receita Federal.
- Abra uma conta bancária
Com o CNPJ em mãos, a comissão pode abrir uma conta no nome da associação para gerir os recursos de forma clara e organizada.
Dicas importantes
Formalizar a comissão é um passo importante para que a organização da formatura ocorra de forma legal e organizada. Por isso, fique de olho nas seguintes dicas:
- Planejem com antecedência: formalizar a comissão pode levar algum tempo, então é importante começar o processo o quanto antes para evitar problemas no futuro;
- Tenham tudo documentado: desde o início, mantenham todos os contratos, atas de reunião e documentos organizados. Isso facilita a prestação de contas e garante mais segurança para todos;
- Transparência é essencial: com a formalização, a comissão tem o dever de prestar contas à turma, então é importante manter a clareza sobre onde e como o dinheiro está sendo usado.
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Conte com a Keeper para montar a sua comissão de formatura!
Como você viu neste artigo, uma comissão de formatura bem organizada é a chave para que tudo saia como planejado e que a festa de formatua seja um verdadeiro sucesso.
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Perguntas frequentes sobre comissão de formatura
Confira as principais dúvidas sobre comissão de formatura:
Uma comissão de turma é formada por alunos que organizam e gerenciam o planejamento financeiro e os eventos relacionados à formatura.
Uma comissão de formatura é formada por alunos voluntários da turma, que se organizam para planejar e executar todas as etapas da formatura, dividindo funções como presidente, tesoureiro e secretário.
Os principais cargos são presidente, vice-presidente, tesoureiro, vice-tesoureiro, diretor, secretário, vice-secretário, conselheiro e coordenador de eventos.
O secretário é quem redige as atas das reuniões, organiza documentos e comunica informações importantes aos formandos e à instituição.
O mestre de cerimônia é quem apresenta e conduz a colação de grau, sendo o responsável por guiar os momentos formais da cerimônia de formatura.
