Não é segredo para ninguém que planejar a festa de formatura exige muita dedicação, cuidado e atenção aos detalhes. Já que não é fácil planejar uma formatura. Por isso que é preciso dar um passo de cada vez na hora de começar.

Além disso, o baile de formatura não consiste em apenas contratar uma empresa de formatura que irá contratar os fornecedores.

Existem alguns pontos por trás dos bastidores da organização que são importantes e essenciais para que o resultado final seja tão incrível quanto às expectativas da turma.

Assim, separamos aqui 13 dicas de ouro para você começar a planejar a festa de formatura sem precisar sofrer!

1- A comissão

Sem dúvida,  a comissão é o ponto de partida para planejar a festa de formatura. O sucesso de um baile começa logo na sua formação, isso porque quanto mais eclética e transparente a comissão for, maiores são as chances de que a festa agrade toda a turma sem estresses.

Mas é preciso ter muita atenção e cuidado durante todo o processo pois sempre vão existir divergências de opiniões que podem facilmente se tornar uma barreira para o progresso do baile! Por isso, é essencial que antes de tomar qualquer decisão, a comissão esteja bem organizada internamente, com cargos, tarefas e responsabilidades bem definidas.

Além disso, é importante que as decisões sejam tomadas a partir de votações, isso faz com que menos atritos sejam gerados.  Os critérios de voto devem ser definidos internamente, como por exemplo, através do envolvimento de cada membro, onde quanto maior a participação dos membros da comissão,  maior será o peso de seu voto na hora de uma decisão importante.

A verdade é que manter a comissão sempre alinhada é o mais importante!

2 – Medo

Quem nunca sentiu medo do novo?

O medo é muito comum entre as comissões. O medo de escolher errado, o medo de não conseguir formandos aderidos o suficiente, há também o medo de não conseguir concluir o curso junto com seus colegas de turma… O medo estará presente em todos os momentos dessa jornada e não tem como fugir disso.

Porém, ao invés de enxergar o medo como inimigo, abrace-o pois ele te fará pensar muito antes de você tomar uma decisão importante. O medo pode te mostrar alternativas que estarão  fora da “caixinha”. Mas é preciso estar sempre atento a ele, para que sem perceber ele não te induza a decisões prejudiciais.

3- Tempo

O tempo é inimigo da grande maioria das comissões. E é necessário se atentar ao período em que a comissão é formada, já que é importante que não seja em semestres muito próximos a formatura.

O momento de montar a comissão depende muito da tradição do curso, mas a grande dica aqui é: QUANTO ANTES MELHOR! Isso porque é muito comum que as comissões se constituam entre o 5º e 6º semestre do curso, fazendo com que o número de parcelas seja reduzido e que o valor da adesão seja mais alto por não ter tempo hábil para arrecadações extras como rifas.

A falta de tempo em relação ao parcelamento é a principal barreira entre os formandos e a festa de formatura, fazendo consequentemente com que o orçamento da comissão para a festa seja reduzido por falta de capital.

A solução para esse problema, está na arrecadação antecipada. E disso, meu caro leitor, a gente entende.  

4- Envolvimento

A pior decisão que uma comissão  pode tomar é a de não se envolver por inteira em todo processo de decisão junto com a empresa organizadora da festa. Infelizmente, isso é muito comum.

Existem comissões com perfis acomodados que, ao contratar uma agência de formatura, deixam tudo para a ela fazer sozinha. Esse tipo de comissão sofre e faz a turma sofrer. Pense comigo: quem conhece mais o perfil da turma, comissão ou empresa?

A empresa sempre fará o que ela sabe fazer. E o papel da comissão é explorar o conhecimento da empresa de forma que consigam agregar valor e personalização ao baile.

O papel da comissão é se envolver, é tomar decisões, é quebrar a cabeça junto com a empresa para conseguirem sempre as melhores opções. Uma comissão acomodada é prejudicial para a turma.

5- Formandos

É impossível agradar à todos. E sempre terão aqueles formandos insatisfeitos e cheio de críticas… mas acredite, toda comissão passa por isso!

Para contornar esse tipo de situação, a comissão precisa enxergar os formandos como clientes e não como colegas de turma. Por mais fria que pareça essa atitude, é essencial que a comissão se posicione como um representante eleito pela turma.

É importante escutar as insatisfações e entender os pontos que devem ser melhorados.

6- Briefing

Esse é o ponto que definirá tudo no baile. O grande problema enfrentado pelas comissões nesse ponto são as escolhas feitas por “achismo”. Antes de elaborar um briefing e planejar a festa de formatura, a comissão precisa levantar pontos importantes através de pesquisas com a turma para entender as expectativas e alinhá-las.

Um briefing bem feito precisa ser sempre construído em parceira com a turma, a comissão e a agência de formatura. Só assim a festa dos sonhos ficará cada vez mais próxima para todos!

7- “Status”

Ser parte de uma comissão de formatura pode lhe dar “status” entre a turma. De repente, você pode se tornar centro das atenções e é tênue a linha que separa o lado bom, do lado mau deste “status”.

Para não cair na cilada de ter uma experiência negativa, foque no dia após o baile. Pense em qual sensação você gostaria que os convidados da sua formatura tivessem ao voltar para suas casas. Quais lembranças você gostaria que eles tivessem após a festa.

Se o seu trabalho como comissão for sempre focado na experiência a ser proporcionada, você estará no caminho certo!

8- Comunicação

A comunicação é a maior ferramenta de uma comissão.

É MUITO importante compartilhar com a turma tudo o que está sendo feito pela comissão! Isso garante que os formandos e seus familiares – muitas vezes os responsáveis financeiros pela festa – não se sintam por fora do processo e passem a sentir valor na adesão.

A maior dica do Keeper Formaturas em relação a este ponto é: criem um canal oficial para a comissão, como uma página no Facebook ou Instagram para turma seguir!

9- O trabalho por trás

O que muita gente não sabe é que ser um membro de comissão de formatura exige muitos sacrifícios. Para planejar a festa de formatura, são horas de reuniões em finais de semanas, feriados e às vezes no meio da semana tarde da noite e tudo isso sem nenhum tipo de remuneração.

E todo este trabalho e tempo dedicado a organização do baile nem sempre é visto pela turma, fazendo com que questionamentos sobre o trabalho que está sendo realizado surjam.

Para contornar isso, as comissões de formatura costumam compartilhar em seus perfis oficiais nas redes sociais todas as reuniões e novas decisões. Essa é uma ótima forma de expor um pouco todo sacrifício realizado pela comissão para organizar o baile da turma.

10- A escolha

A hora de escolher a empresa que realizará a festa é super importante, mas se torna uma difícil missão!

Atualmente não são poucos os casos de fraudes e falências que escutamos. E antes de tomar qualquer decisão é importante avaliar o histórico da empresa e buscar referências com outras comissões!

Então, é preciso ficar atento a tudo o que é proposto e avaliar juridicamente o contrato e suas cláusulas.

11 – Controle financeiro

É provável que este seja o ponto mais importante entre nossas dicas! A comissão precisa ficar atenta ao balanço de caixa da festa.

Mesmo antes de fechar o contrato com uma agência de formatura, é preciso que toda a arrecadação financeira seja feita de forma segura e transparente. O tesoureiro precisa se manter sempre atualizado ao saldo da turma e orçamento dos fornecedores.

Assim sendo, uma dica é sempre comparar os preços do mercado, entre fornecedores e empresas com grande know-how do setor.

12- Fornecedores

É fato: as agências de formatura trabalham com fornecedores específicos e valores já acordados. E estes acordos comerciais muitas vezes não favorecem a comissão de formatura, já que normalmente altas taxas de serviço – disfarçadas de bons descontos – estão envolvidas nestes acordos.

Antes de fechar com os fornecedores, é importante pesquisar! Pesquise sobre suas opções de pacote, seus diferenciais e analise qual o peso de seu serviço para a formatura, por exemplo, o buffet é um ponto crucial para sua turma?! Então vale investir um pouco mais ou utilizar um maior poder de persuasão para conseguir descontos.

Mas, fique ligado às necessidades da sua turma na hora de dividir seu investimento e utilize o seu poder de contratante para baixar preços.

13 – O dia da festa!

O que vocês vão ver nesse dia é resultado de meses de trabalho! Fique orgulhoso!

Mas não significa que a responsabilidade da comissão acabou, é importante que a comissão continue atuando nas primeiras horas de baile, para garantir que tudo saia como planejado.

Por isso, é importante chegar mais cedo, ver a decoração, a posição das mesas, a iluminação, a música, o clima, buffet, realizar aquele check final e identificar as possíveis falhas por parte da empresa. E depois é só aproveitar!