Dizem que é errando que se aprende, certo? ERRADO, ainda mais quando o assunto é arrecadação financeira (xô, problema!).
Uma vez que a maior parte dos membros de comissão talvez nunca tenha exercido um papel tão importante. O Keeper, entende muito dessa situação. Por isso, já ajudamos mais de 600 comissões a passar por essa experiência da forma mais segura e tranquila possível.
Neste post, decidimos transformar nossos anos de experiência em: 3 dicas essenciais de como evitar os problemas que possam surgir em sua Comissão de Formaturas. Vamos lá?
DICA 1 – Questione, questione e, se precisar, questione mais uma vez as propostas oferecidas pelas agências de formatura!
Normalmente, reuniões com agências de formatura são super animadas e cheias de mimos, você sairá encantado, mas… CUIDADO! Essas reuniões podem tirar das comissões do verdadeiro foco: entender as vantagens e desvantagens de fechar negócio com aquela agência.
Preste atenção nos valores oferecidos, taxas que podem ser cobradas e supostamente isentadas, entenda o que já deu de errado na realização de suas formaturas anteriores e como a agência se posicionou, analise a sua postura quando falarem de assuntos mais delicados como esse.
Para ir bem preparado para essa conversa, reúna os membros da comissão e anote todas as perguntas que devem ser feitas, também é válido pesquisar sobre a agência em sites como Reclame Aqui e, se encontrar relatos negativos, leve para reunião e peça uma explicação do ocorrido. Vocês se sentirão mais seguros e a agência terá um olhar diferenciado para sua comissão.
DICA 2 – A comunicação vai falhar. Por isso, tenha tudo registrado!
Hoje em dia a comunicação está bem mais fácil, temos Whatsapp, Facebook e Instagram que nos possibilitam mandar aquele recado para geral em questão de segundos. Mas, a minha provocação para você é: será que a rede social é o meio mais adequado para avisar os formandos sobre TUDO?
Posso dizer que sim, mas não use apenas a rede social. Terão momentos em que vocês precisarão do auxílio do nosso velho amigo e-mail para formalizar assuntos mais sérios, como, cobranças, envio de contratos, anúncio sobre saídas de membros da comissão, além dos resumos do que rolou nas assembleias.
Acredite, por mais que a comissão explique, fale pessoalmente, mande o mesmo recado várias vezes… Sempre terão os desinformados que falarão para você: “Olha, essa informação não chegou para mim”.
Bom, é nesse momento que você agradece o seu eu do passado por ter tirado 15 minutinhos do dia para enviar um e-mail oficial a todos os envolvidos.
DICA 3 – Sabe aquele colega da faculdade que nunca faz nada nos trabalhos em grupo? Ele também existe na sua comissão!
Entretanto, nem sempre temos intimidade ou até mesmo coragem de chamar a atenção dos nossos colegas. Então, a melhor saída é estabelecer Regras e Punições dentro da sua comissão de formatura.
Um bom exemplo disso é o da Medicina Santa Casa 2018. Para manter a ordem e a boa convivência entre os membros da sua comissão, eles estabeleceram a seguinte regra e punição:
Regra: as datas das assembléias e reuniões devem possuir um quorum* mínimo de 70% da comissão de formatura. Os membros que faltarem devem dar uma justificativa válida e, dependendo do caso, enviar uma comprovação.
Punição: caso o membro falte na assembléia e não possua uma justificativa válida, ele correrá o risco de perder alguns benefícios exclusivos da comissão, como por exemplo, perda de convites extras.
É válido ressaltar que não existe uma receita de bolo e tudo deve ser conversado e acordado entre os membros, afinal, o combinado não sai caro!
Quer saber mais? Fale conosco!
*Quorum é o termo dado ao número mínimo de pessoas necessárias para que uma sessão ou deliberação possa ser válida.
