Todo mundo associa a comissão de formatura as inúmeras festas e benefícios, não é? Com muita diversão e pouco trabalho. Infelizmente não é assim. O processo é complicado e existem milhares de desafios que a comissão precisa enfrentar até o  dia da festa. E principalmente, cuidados que a comissão de formatura deve sempre ter. Mas os principais estão sempre ligados a arrecadação financeira.

No cenário ideal, todos os membros da comissão são engajados e eficientes, todos os formandos querem aderir aos pacotes antecipadamente e os convites extras se esgotam em minutos. Mas infelizmente, também não é assim.

Muitas comissões sofrem com problemas recorrentes e sérios de gestão financeira. Mas que poderiam ser resolvidos facilmente, se logo no início a comissão se organizasse.

Aqui neste post, decidimos explicar quais são os principais cuidados que a comissão de formatura deve ter para fugir dos problemas e ter sucesso na arrecadação.

Vamos lá!

1. Analise o quanto os formandos estão dispostos a pagar

Arrecadar dinheiro para a festa é uma preocupação constante da maioria das comissões de formatura. E quanto maior o valor, melhor.

Mas em alguns casos, a vontade de arrecadar mais se torna um problema. Uma das formas mais fáceis de aumentar a arrecadação, é aumentando o valor dos pacotes de adesão, certo? Errado.

Subir os preços dos pacotes, mesas e convites extras muitas vezes pode ser um tiro no pé, gerando baixa adesão por parte dos formandos.

De nada adianta fazer uma super festa, com gastos exorbitantes, se o valor da adesão estiver acima do que o formando está disposto ou pode pagar.

É meio óbvio. Mas, no calor do momento, ouvir o formando é algo que muitas vezes acaba ficando de lado.

Então, a prioridade máxima antes de iniciar a arrecadação deve ser escutar. Faça pesquisas para saber a opinião e a disposição da galera, entenda qual a expectativa dos formandos com a festa e então planeje dos valores.

Já vimos casos em que a comissão faz um belo planejamento, mas de forma isolada; muitas vezes, o resultado é o cancelamento de ideias e planos porque não houve adesões e, assim, a turma não consegue levantar o dinheiro necessário.

“Nem sempre uma adesão mais cara significa uma arrecadação maior” – daria um belo provérbio chinês né não?!

2. Faça uma projeção financeira realista

Explicamos no texto “Como arrecadar dinheiro para a formatura” que, no Estado de São Paulo, em média, cerca de 60% das adesões vem da arrecadação.

É claro que isso não é uma regra para todas as turmas, mas é importante que as projeções financeiras da arrecadação levem em conta essa realidade. Por isso, além de levar em consideração a venda dos pacotes de adesão, é muito importante projetar a venda de extras – que preenchem esses outros 40% da arrecadação – sejam “pé no chão”.

Os convites e mesas extras são tão importantes quanto os pacotes de adesão para a arrecadação, viu? Não adianta achar que 90% do dinheiro da festa virá da venda de rifas e de convites avulsos e depois ter que cortar verbas do baile.

Uma boa dica é realizar a projeção levando em conta todas essas variáveis e cenários da arrecadação.

3. Consiga o máximo de adesões o quanto antes

O famoso “maria vai com as outras”, é o fenômeno onde uma pessoa só adere à formatura se os amigos também aderirem.

Uma turma com muitas adesões tende a estimular os formandos que ainda não fecharam a aderirem também. E assim logo no início a arrecadação já está a todo vapor!

Da mesma forma, que se a turma sabe que poucas pessoas aderiram até o momento, a tendência é que os formandos não aderidos optem por esperar mais um tempo para decidir.

Isso acontece porque ninguém quer se formar sozinho, né? E um formando sempre vai esperar alguém do seu grupo de amigos aderir à festa para aderir também. É a lei da vida.

Mas acontece que um dos pontos positivos da arrecadação antecipada é justamente a possibilidade que a comissão tem de organizar com mais certeza o orçamento da festa.

Logo, uma arrecadação sem muitas adesões tem um impacto negativo e pode até provocar um aumento no valor dos pacotes de adesão, sabia?

Por isso, incentivar os formandos a aderirem logo no lançamento e início da arrecadação é a melhor saída! Tanto para você, quanto para eles.

4. Controle financeiro

Sempre dizemos por aqui que a organização do fluxo de caixa da comissão é a chave para um bom controle financeiro.

E nada como se organizar com relatórios e planilhas. Sem controle do dinheiro, o terreno fica aberto para gastos desnecessários e a comissão corre riscos, como uma projeção errada da receita e até de fraudes.

Vale a pena para a comissão de formatura, ter relatórios completos com as informações importantes, como a arrecadação até o momento e o percentual de inadimplência.

No Keeper, disponibilizamos todos os relatórios importantes às comissões e aos formandos, com atualização diária.

5. Aprovação compartilhada de pagamentos

Como trouxemos no texto “Dicas para manter o Dinheiro da Sua Formatura Seguro”, a divisão de responsabilidade é muito comum em empresas e órgãos públicos não só porque evita fraudes, mas também por fazer com que as decisões sejam melhores pensadas e executadas.

No caso das festas de formaturas não pode ser diferente. É crucial que sempre ao menos duas pessoas aprovem todos os pagamentos que serão feitos pela comissão de formatura. Assim a turma toda fica segura e a comissão é 100% transparente.

Estes são cuidados essenciais para o sucesso da comissão de formatura! Quer saber ainda mais ou ficou com alguma dúvida?! Vem falar com a gente, podemos te ajudar.