A formatura costuma ser muito mais do que um evento festivo devido a sua importância simbólica. É o fim de uma fase marcante e o primeiro-degrau para um caminho desconhecido até então. A festa de formatura perfeita é, antes de tudo, a realização de um sonho para milhões de jovens e para suas famílias: o diploma universitário.

Com isso, a expectativa para o baile não é baixa. Tanto os formandos quanto às comissões de formatura desejam fazer da festa um dia memorável, um dia para ser sempre lembrado com muito carinho, felicidade e emoção.

Você pode até odiar a sua faculdade ou turma até o fim da graduação, mas acredite: você sentirá falta!

Desde já, deixamos claro que não existe uma fórmula para que todas as festas de formatura sejam perfeitas. Mas existe, sem dúvida, uma série de questões que ajudam a definir qual o tipo de formatura que se adequa aos interesses de quem mais importa: os formandos.

Com base nas nossas experiências, reunimos aqui as principais questões com um intuito de realizar uma espécie de checklist para que as comissões e alunos possam refletir se estão no caminho certo no processo de planejamento da formatura.

E como dito anteriormente, não existe um modelo perfeito para todos. A melhor formatura é aquela que mais se encaixa nos interesses, perfil e capacidade financeira de cada turma.

Para definir o perfil perfeito para os alunos e evitar que um dia tão especial decepcione os seus participantes, é importante fazer os seguintes questionamentos:

1. Em qual semestre a comissão de formatura deve ser formada?

Quanto antes, melhor. Com a adesão antecipada, é possível dividir o valor da adesão em mais parcelas, aumentando a participação dos alunos, e ter um maior poder de negociação com fornecedores, podendo inclusive diminuir o custo da formatura.

2. Qual a forma mais adequada para ouvir os formandos?

Pesquisas nas mídias sociais, conversas boca-a-boca, enquetes… Há diferentes formas de entender a opinião das pessoas, e algumas delas se encaixam mais ao perfil de cada turma.

Algumas turmas preferem um processo mais democrático com votações; outras, preferem apenas dar a opinião rapidamente e esperar por uma boa formatura. É tudo questão de perfil.

3. Qual é o valor que os formandos estão dispostos a gastar?

De nada adianta planejar um super evento que tenha poucas adesões por causa do alto custo. O foco da comissão de formatura deve ser proporcionar a comemoração ideal aos formandos que estão no fim de um ciclo.

Para saber qual é a média que os formandos estão dispostos a gastar na formatura, é necessário fazer mais uma vez uma pesquisa!

Uma super dica é estimar o número de formandos e convidados na sua projeção financeira. Saiba como com a nossa calculadora.

4. Quais os maiores interesses dos formandos?

A comissão de formatura, como representante daqueles que irão se formar, tem que se prevenir para não cometer erro de achar que os seus interesses são aqueles dos alunos.

Com as pesquisas você já saberá qual é o perfil dos formandos! Não esqueça de perguntar qual o estilo musical favorito, quais bebidas e comidas não podem faltar, por exemplo. Não ignore as informações e as transforme em ações.

Assim a comissão não irá errar!

5. Como arrecadar dinheiro para a formatura?

A arrecadação, cobrança e gestão financeira costumam ser os maiores problemas das comissões de formatura. Feita de forma muitas vezes amadora, as comissões podem perder oportunidades, não conseguir muitos aderidos e fazê-los pagar um valor maior do que o necessário. Fora o risco de fraude, né?

Hoje a melhor forma de arrecadar dinheiro para a formatura é com o apoio de uma empresa especializada, sem dúvidas.

Isso porque a comissão não fica presa a uma agência de festa logo de cara e garante que toda a arrecadação será transparente e segura.

As dores de cabeça que a comissão de formatura muitas vezes têm com a arrecadação não valem a pena! A comissão e a turma acabam perdendo dinheiro, e ainda ficam expostos a muitos riscos.

6. Como balancear os gastos de formatura para atender os interesses tanto dos formandos, quanto dos convidados e familiares?

Essa questão é complicada, porque as respostas são individuais aos perfis!

Por exemplo, os formandos podem desejar grandes atrações e os pais um incrível buffet. Porém, devido aos recursos escassos, é preciso priorizar os gastos. Para gastar mais no buffet, talvez se tenha que gastar um pouco menos nas atrações, e vice versa.

Sugerimos uma pesquisa inicial com os formandos sobre o que eles gostariam que tivesse na festa deles. Como por exemplo, a duração, os tipos de bebidas e as bandas.

A partir daí, as comissões podem montar um orçamento base – o Keeper pode ajudar com isso – e depois verificar se o valor final combina com o valor que os alunos estão dispostos a pagar.

A priorização é difícil, mas é um importantíssimo trabalho realizado pelas comissões de formatura. É preciso escutar todas as opiniões e chegar a um consenso, afinal, a festa é de todos!

7. Quais são os melhores fornecedores para a minha formatura?

Primeiro é importante que a comissão de formatura discuta os fatores que tornam um fornecedor qualificado para turma. Em geral, são valorizados os fornecedores experientes e que oferecem garantias de que podem entregar o serviço sem erros.

É necessário também, que a comissão na hora de contratar os fornecedores tenha em mente que ela é o cliente. E que por essa razão, precisam ficar de olho para que tudo ocorra do jeito esperado, desde a negociação até a execução do projeto.

E não importa o quanto tenha sido boa arrecadação e o planejamento, se os fornecedores não forem bons, a formatura está em apuros! Por isso, sempre pesquise o histórico do fornecedor, entenda se ele se encaixa na realidade do seu orçamento e se em alguns momentos não é melhor investir mais em outro fornecedor ou detalhe.

Esperamos que o Keeper tenha contribuído para o planejamento da sua formatura. Se quiser saber mais sobre a melhor solução para arrecadação, entre em contato conosco ou leia “os diferenciais de contratar um serviço de arrecadação”.