A agência de formatura é aquela empresa que, junto dos formandos, faz uma grande festa acontecer. É o grande dia, que desperta as mais variadas reações: “Ufa, acabou”, “Foi uma loucura, mas vou sentir falta” ou “Queria que não acabasse nunca”, para os mais sentimentais. Qual sensação você acha que vai ter sobre a faculdade no dia do seu baile?

Bom, enquanto você ainda não chega lá, deve saber que tem muito preparo pelo caminho. Há turmas que cogitam a ideia de fazer toda a organização da festa na raça, por conta própria. Para sermos bem sinceros, essa opção é arriscada, principalmente quando falamos de turmas grandes. 

Outras não abrem mão de contratar uma agência de formatura, mas entregam o controle de tal forma que já não sabem mais pelo quê estão pagando, nem têm como entender quando precisam desembolsar algo a mais. É uma situação que pega bem mal pra comissão e a vontade só é de fechar os olhos, esquecer o perrengue e esperar pelo grande dia. Não é nesse clima que você e seus amigos querem terminar a faculdade, né?

Esse receio de contratar uma agência de formatura é até compreensível, principalmente quando você, formandx, vê a notícia de mais um caso de estudantes que caíram em algum golpe. Ninguém quer, e nem merece, sentir essa emoção na pele.

Neste post, a gente vai te ajudar a analisar se vale ou não a pena contratar uma agência de formatura, destacar vantagens e desvantagens e, principalmente, indicar o que levar em conta para não perder tempo nem dinheiro. E, claro, para sair da festa com a sensação de “Cara, valeu MUITO a pena!”.

Vamos lá?

O que uma agência de formatura oferece?

Ela responde, basicamente, pelo planejamento e pela realização da festa de formatura. Coisa pouca, né mores? Deixando de lado a ironia, também devemos lembrar que as atribuições podem mudar de acordo com cada empresa, como oferecer kits personalizados  a serem vendidos para arrecadação financeira ou formar parcerias para oferecer  atrações musicais famosas para a festa. 

Na prática, a agência de formatura tem a experiência a favor dela para gerenciar a organização desse tipo de evento. Com base no número de alunos e quanto cada um pode pagar, poderá definir o porte da festa, tanto em tamanho quanto em sofisticação. O céu é o limite, mas esse tipo de empresa pode ajudar você e a sua turma a encontrarem o melhor caminho.

Além disso, todos os detalhes, desde a iluminação à carta de drinks do bar, podem ficar a cargo da empresa, desde que haja o consentimento da comissão, que é quem realmente decide pelos fornecedores e pode até mesmo escolher os drinks que serão servidos, por exemplo. 

A agência sabe como lidar com qualquer tipo de imprevisto em cima da hora. Acredite: a última coisa que você vai querer é se incomodar às vésperas da festa. Partiu esquenta!

Pacote completo

Algumas agência oferecem mais serviços além da organização do baile em si, como:

Pré-eventos: são os chamados eventos de arrecadação para a festa, nos quais a empresa pode se encarregar de cuidar de tudo. A comissão pode ganhar em praticidade, mas vale a pena conferir se o preço literalmente compensa;

Arrecadação financeira: é super simples, você e todos os alunos podem entregar o dinheiro direto para a agência de formatura. Mas deixarão de ter o controle sobre o verdadeiro custo dos fornecedores. Tampouco vão ter como saber se o dinheiro realmente está reservado para pagar somente as despesas da sua turma (a gente vai falar sobre isso mais abaixo). Em todo caso, existe a alternativa de contratar uma empresa especializada na arrecadação antecipada, como o Keeper, que só cuida da gestão do dinheiro em uma conta exclusiva da turma e mantém a transparência das transações da comissão por meio de relatórios;

Equipe de fotografia: muitas agências têm seus parceiros, mas a comissão pode escolher contratar uma equipe por conta. O que não pode é faltar alguém para registrar esses momentos!;

Itens personalizados: a empresa pode ajudar a comissão a arrecadar mais dinheiro com a venda de itens personalizados. Eles podem ser vendidos nos pré-eventos ou na faculdade. Além disso, a agência de formatura também pode fornecer lembrancinhas, das mais clássicas às que melhor representem a personalidade da sua turma;

Colação de grau: sim, a faculdade pode oferecer a própria colação, mas tem turmas que querem uma cerimônia com mais brilho e impacto. É aí que as agências de formatura também podem entrar;

After party: é mais festa que você quer? É só esticar uma after party em outro endereço, para garantir que todos os formandos voltem da formatura com a real sensação de terem curtido até o último minuto. 

Você pode encontrar todos esses serviços em uma agência de formatura, mas vale observar dois pontos super importantes:

É o que a turma realmente quer?

Se a agência tem uma equipe de fotografia super criativa, em que o diferencial vai ter seu preço, mas sua turma não parece dar muita bola, será que vale a pena? O primeiro passo é ver quais as principais expectativas dos formandos sobre a festa. Confira neste post o que é preciso saber da turma. 

Para umas pode ser a atração musical, para outras é a decoração temática e irreverente, para outros é uma carta de drinks top das galáxias… A comissão deve ouvir a turma antes de aceitar tudo o que a agência de formatura tem a oferecer. 

A empresa tem experiência (e boa reputação) naquele serviço?

Os formandos querem uma after party para encerrar a celebração com plena satisfação. Sua agência pode topar, mas será que ela tem experiência em fazer esse tipo de evento? Ou vai fazer porque vocês estão pagando?

Vantagens e Desvantagens de contratar uma agência de formatura

Dá para notar o nível de empolgação da turma para a festa de formatura quando ainda faltam alguns meses (ou até anos) para o grande dia e já tem gente pensando no vestido, na atração musical e nas fotos memoráveis com os convidados do coração. O bom é que sonhar ainda não custa nada, não é minha gente?

Para que esse dia chegue e seja lembrado dessa forma, é preciso analisar todos os pontos positivos e negativos de contratar uma agência de formatura. Confira alguns deles:

Vantagens

• experiência na organização e controle de todas as etapas;
• portfólio de fornecedores, com quem pode ter preços melhores;
• flexibilidade para adaptar os serviços conforme o porte da festa e a preferência dos formandos;
• facilita a vida dos membros da comissão, ajudando-os apenas a tomarem as decisões;
• conhecimento para fechar contratos com fornecedores e lidar com questões jurídicas em caso de problemas;
• tem estrutura para lidar com situações de conflito, atrasos e imprevistos no dia do baile.

Desvantagens

• se o dinheiro da adesão é pago diretamente à agência, a comissão perde o poder de negociação com os fornecedores e é obrigada a aceitar os preços informados pela agência;
• com isso, não se sabe quanto realmente está pagando pela festa e pela comissão da agência de formatura;
• a turma corre o risco de lidar com reajustes aplicados pela empresa, sem haver justificativa suficiente sobre a necessidade dos gastos acima do planejado;
• os formandos podem se sentir influenciados a aderir ao pacote mais top da agência, sem que seja realmente o que todos querem.

Agência de formatura vs. arrecadação financeira

A contratação de uma agência deve ser feita com antecedência para conseguir negociar os melhores preços com os fornecedores. No entanto, não precisa ser logo no início porque antes da agência vem a arrecadação financeira. Sim, fazer o povo juntar “dindin” em um país que não ensina finanças pessoais na escola pode ser desafiador. 

Cabe à comissão a tarefa de lidar com o dinheiro de tanta gente ao longo de muitos meses. Não é à toa que algumas turmas optam por entregar o controle da arrecadação para a agência de formatura. 

A questão aí é que a gente não sabe bem como esse dinheiro é gerenciado. Há agências que realmente reservam a quantia e usam as despesas exclusivamente para os gastos referentes àquela turma. Mas, de modo geral, como descobrir quem de fato trabalha dessa forma?

Infelizmente, há empresas que se fazem valer desse serviço de lidar com a arrecadação dos formandos para investir no próprio negócio, o que seria a alavancagem financeira. Com isso, a empresa amplia seus serviços na expectativa de ter o retorno financeiro em tempo para repor o dinheiro usado de determinada turma. Com que garantia isso vai acontecer?

Essa dúvida e insatisfação foram os grandes motivadores para o surgimento do Keeper, uma empresa especializada em arrecadação financeira para festas de formatura. O dinheiro fica em uma conta exclusiva e tem rendimento para compensar o tempo que fica reservado. 

Ou seja, é um espaço dedicado unicamente para o dinheiro. Na plataforma, tanto a comissão quanto os formandos têm seu espaço e suporte. Um ponto importante de contratar uma empresa de arrecadação antecipada, como o Keeper, é justamente ter mais tempo antes de negociar com a agência de formatura. 

Começando a juntar a grana antes, dá tempo para a galera aderir cedo e ir pagando as parcelas enquanto a comissão pesquisa os estilos de festa para apresentar as melhores opções para a turma. Nesse período de arrecadação, é possível, inclusive, visitar festas de formatura de diversas agências para analisar a qualidade do serviço, além dos aspectos que podem ser “importados” para o seu baile a fim de dar aquele glamour.

E, claro, ter o dinheiro na mão ajuda MUITO na hora de negociar descontos com a agência e fornecedores, otimizando os custos e deixando a festa ainda mais personalizada. Entre os serviços do Keeper, ainda há envio de relatórios, controle de receita e despesas, apoio no orçamento da adesão individual, dos pré-eventos, venda online de kits e de itens personalizados e o contato com inadimplentes. 

Confira todos os serviços do Keeper aqui.

O que é preciso antes de bater o martelo?

Antes mesmo de decidir sobre qual agência de formatura contratar, a comissão pode contratar uma empresa especializada em arrecadação financeira antecipada para ir cuidando das adesões e parcelas, cobrança de inadimplentes, entre outros serviços. 

Isso alivia parte das tarefas da comissão para poder mergulhar de cabeça nos preparativos da festa em si. Para te ajudar a decidir qual agência contratar, nunca é demais lembrar alguns itens básicos:

Pesquise sobre a agência de formatura: confira as avaliações e comentários nas redes sociais e no site Reclame Aqui. Você também pode consultar se há processos anteriores ou em andamento envolvendo a agência. Para isso, consulte um advogado.

Fale com alguém de comissão anterior: se possível, tente entrar em contato com um aluno que tenha contratado a mesma agência ou usado um serviço que sua turma também tenha interesse. Se a pessoa foi da comissão, é melhor ainda, pois pode comentar se tudo ficou claro na negociação e se todos ficaram satisfeitos;

Mantenha o controle sobre o dinheiro da turma: A quantia arrecadada pode ficar em uma conta separada, sem que a agência tenha acesso. Após a contratação da empresa, ela informa o valor a ser repassado para determinado fornecedor, sem haver a necessidade de gerenciá-lo. Se ficar com uma empresa de arrecadação antecipada, como o Keeper, melhor ainda!

Vale lembrar que a comissão pode e deve pedir esclarecimentos à agência sempre que sentir qualquer dúvida sobre as despesas ou o contrato. E, se necessário, os comprovantes também. Fique de olho!

Conclusão

A não ser que você ou toda a comissão sejam ninjas em gestão de processos, finanças, contratos, organização de eventos e ainda tenham a manha de cobrar dos amigos e colegas, vale a pena contratar uma a agência de formatura. Porém, com duas ressalvas, queridx formandx!

Que a comissão da sua turma mantenha o controle do dinheiro. Mesmo que contrate uma empresa especializada em arrecadação, como nós do Keeper, o poder de barganha vai continuar a ser de vocês. O controle das despesas será mais transparente e a possibilidade de economizar será ainda maior. 

Sim, porque se o dinheiro fica em uma “conta separada” dentro da agência de formatura, ela pode estipular o preço que quiser sobre os custos de cada fornecedor. Na verdade, nesse formato a sua turma vai pagar o custo e o lucro da agência. Você acha que vale a pena fazer isso com tanta gente juntando dinheiro para essa festa?

A outra ressalva é respeitar os desejos da turma. A festa tem que ficar com a cara de quem vai celebrar, e não no que dizem que é mais bonito, em alta ou bafônico. Identidade é tudo nessa vida!

Curtiu as ideias deste post? Compartilhe com o pessoal da sua comissão e escreva para nós se quiser saber mais detalhes do Keeper!