Atualmente, existem duas formas de uma comissão de formatura começar a planejar e organizar a festa de formatura. E a outra, é a chamada arrecadação antecipada para formatura.

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A primeira é a já tradicional do mercado. As comissões assinam contrato com uma agência de formaturas. Mesmo que, sem dinheiro em caixa e sem nenhuma garantia de execução do projeto.

E para que a agência eleita possa iniciar a execução do baile, é que se inicia a arrecadação, popularmente conhecida como adesão. Neste momento, a comissão e os formandos, entregam seu dinheiro nas mãos das agências de formatura na esperança de receberem uma festa em troca.

Em contrapartida, a outra forma é a chamada arrecadação antecipada para formatura. Em primeiro lugar, a comissão de formatura define a projeção financeira da festa de formatura. Ou seja, a média de formandos que vão aderir, número de convidados, número de convites extras, etc. E assim, estima o valor da adesão. Então, os formandos começam a aderir e a arrecadação se inicia antes da comissão de formatura definir a empresa responsável pela festa.

E ok, você pode estar pensando em quais são as diferenças e benefícios destes dois modelos, não é?

Imagine um cenário em que a comissão de formatura começa a arrecadar com maior antecedência. Tendo assim tempo para identificar as barreiras que impedem os formandos de aderirem a festa.

A arrecadação antecipada surgiu justamente quando foram identificadas duas fortes necessidades (e consequentemente barreiras para adesão) por parte dos formandos:

1. Diminuição do valor das parcelas

A arrecadação antecipada possibilita uma inclusão muito maior ao baile de formatura.

Um desafio que toda comissão enfrenta é a quantidade de formandos que irão participar da festa. Hoje existe uma quebra de pelo menos 30% dos formandos de uma turma, ou seja, pelo menos 30% da turma não irá participar, nem aderir a formatura e muitos por motivos financeiros.

As comissões que optam por uma agência de formatura, abrem as adesões normalmente um ano e meio antes da conclusão do curso, e muitas vezes o número de parcelas não é suficiente para alguns formandos aderirem com tranquilidade.

Isso limita os formandos que não têm condições de desembolsar 5 mil reais ou mais, para aderir a formatura em poucas parcelas de pagamento. Concorda que é muito mais fácil pagar este valor parcelado em, por exemplo, 30 vezes do que apenas em 12?!

Com a arrecadação antecipada, problema do pagamento pode ser facilmente reduzido. Existem aqueles que podem pagar facilmente a adesão em uma única parcela, e aqueles que precisam de um maior número de parcelas para aderir. Independentemente, a formatura deve ser de todos!

2. Mais segurança e tempo para planejar a festa

Além da diminuição do valor das parcelas, a arrecadação antecipada também oferece outros benefícios. Mais tempo e segurança no planejamento financeiro da comissão de formatura.

Outro problema enfrentado pelas comissões é o curto prazo de elaboração, planejamento financeiro e execução da festa.

Todo o projeto da festa de formatura é baseado em metas de aderidos, sabia?

A comissão de formatura tem o importante papel de estimar a adesão dos formandos e convidados para o evento. E essa tarefa, exige muito cuidado e sensatez. Afinal, todo o planejamento da festa é baseado no valor total de caixa que a comissão de formatura pretende alcançar.

Se uma comissão superestimar a quantidade de formandos que irão aderir, ela pode acabar se deparando com a triste realidade de ter que entregar menos do que foi prometido na festa de formatura, por um erro de cálculo.

Com a arrecadação antecipada, a elaboração do projeto corre menos riscos. Pois neste modelo de arrecadação, a comissão consegue mensurar a aceitação dos formandos antes de fechar o contrato com qualquer organizador e fornecedor.

3. Minimize os riscos para sua comissão

Infelizmente, já testemunhamos casos de comissões que tiveram que realizar uma assembleia geral para notificar aos formandos aderidos que a festa seria diferente e com uma qualidade inferior por um erro de planejamento financeiro.

Algo que nós do Keeper, indicamos muito que as comissões de formatura façam, é realizar uma enquete com a sua turma, perguntando sobre a intenção de adesão dos formandos à festa.

Com esse número, já é possível começar esboçar a projeção financeira da arrecadação e assim, pensar em como será a festa!

A festa de formatura representa a concretização de um sonho para os formandos. Por isso, precisa sim um momento grande e memorável para seus participantes. Entretanto, é importante pensar em como tornar esse sonho em realidade.

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