As comissões de formatura sempre se perguntam “como arrecadar dinheiro para a formatura” no início dos trabalhos. E, acredite, existem várias possibilidades para fazer isso!
Ao mesmo tempo, os formandos querem logo saber o custo para participar da festa de formatura. Afinal, as comissões de formatura querem diminuir o valor pago, certo? Festas de formatura são caras e, por isso, muitos têm dificuldade em arcar com esse custo.
Então, nesse cenário, aparecem diversos questionamentos. Vamos focar em dois deles: há uma “receita de bolo” para arrecadar dinheiro? Como usar o dinheiro arrecadado?
Essas dúvidas são recorrentes, mas não têm respostas fáceis. Além disso, é importante lembrar que a arrecadação envolve dois aspectos: arrecadar dinheiro para a formatura e gerir esse dinheiro de forma eficaz. Fazer o dinheiro trabalhar para a comissão e render mais com investimentos.
Neste artigo, vamos explorar formas de resolver esses problemas na arrecadação e como realizar uma gestão financeira que ajude a comissão.
Já tivemos todas essas dúvidas no passado e esperamos ajudar você com a nossa experiência!
Como arrecadar dinheiro para a formatura?
Antes de mais nada, podemos dividir em três as formas de levantar dinheiro:
- Adesão dos formandos;
- Venda de extras (convites, mesas extras e cachê fotográfico);
- Opções alternativas (festas, eventos acadêmicos, rifas, venda de itens e outros).
Em geral, a maior parte da arrecadação da formatura vem das duas primeiras opções: adesão dos formandos e venda de extras. Pela nossa experiência, sabemos que, no estado de São Paulo, em média, 60% da arrecadação da formatura vem das adesões.
Portanto, a maior parte do restante vem da venda de extras, como convites, mesas extras e cachê fotográfico. Ou seja, as opções alternativas têm um impacto limitado.
Pode parecer desesperador para o bolso dos formandos e comissões de formatura, mas temos um segredinho para você: não precisa ser assim. Quem sofre, sofre por vontade própria!
Sem dúvida, é desesperador quando uma comissão planeja a arrecadação de forma amadora, sem basear-se na realidade, e decide iniciar a adesão dos formandos em cima da hora.
Nesses casos, é provável que o valor da adesão seja um impedimento para que mais alunos participem da festa de formatura. Como consequência, haverá menos recursos para que a formatura seja memorável.
Como arrecadar dinheiro de forma criativa?
Embora outras opções de arrecadação não sejam a maior parte da verba da festa de formatura, elas são importantes para complementar o orçamento e garantir que os desejos dos formandos sejam atendidos.
Confira 3 ideias em alta de como arrecadar dinheiro para a formatura:
#1: Festas
Organizar festas é altamente eficaz. Esses eventos ajudam a unir a turma, distraem dos estudos e incentivam mais adesões. A comissão pode organizar cervejadas, baladas, luaus, churrascos, karaokês, raves, festas de meio curso, festas juninas, pool parties, drinking games, festas à fantasia e muito mais.
No entanto, o sucesso da festa depende de um bom planejamento. Muitas comissões falham ao gastar demais em preparativos. Para aumentar a participação, especialmente de convidados, é recomendável usar plataformas de venda de ingressos online.
Leia também: Organizar festas para ajudar na arrecadação da formatura
#2: Venda de itens personalizados
Os formandos podem arrecadar dinheiro para a formatura vendendo itens personalizados que refletem a identidade da turma, como mascotes e slogans. A originalidade desses produtos aumentam as chances de sucesso nas vendas. A comissão pode criar itens como:
- Moletom, boné e camiseta;
- Bolsa e mochila;
- Caderno;
- Chaveiro;
- Caneca e squeeze;
- Carregador portátil;
- Kits relacionados à profissão, como jalecos e estetoscópios para a área da saúde.
Esses produtos podem ser vendidos on-line, por meio de redes sociais ou plataformas específicas. O Keeper auxilia na gestão da arrecadação e na venda de itens personalizados.
Leia também: Arrecadar fundos para a formatura? Monte sua própria loja com o Keeper.
#3: Patrocínio
Ter patrocinadores, especialmente para turmas grandes, pode ser decisivo para aumentar a adesão à formatura, participação em eventos e a compra de itens personalizados. Os padrinhos podem ser empresas ou indivíduos que cobrem parte dos custos ou oferecem serviços em troca de divulgação.
Para conseguir parceiros, a comissão deve contatar empresas, apresentando um plano de valores para contribuição e as contrapartidas do patrocínio.
#4: Bônus – Arrecadação antecipada
A arrecadação antecipada facilita a adesão à formatura e aumenta o poder de negociação das comissões de formatura. Vamos falar mais sobre isso a seguir!
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O que é uma arrecadação antecipada?
Uma forma popular de arrecadar dinheiro para a formatura é com a arrecadação antecipada. No melhor cenário, arrecadar antecipadamente de forma profissional significa planejar e iniciar a arrecadação ainda no início do curso, antes mesmo de contratar uma agência de formatura.
Com isso, é possível diluir o valor da adesão em mais parcelas, facilitando a vida de alunos que teriam dificuldade em arcar com o custo de uma vez só. Para ilustrar, considere os seguintes exemplos:
Exemplo 1: se a arrecadação começar com 1 ano de antecedência do evento e a adesão custar 5 mil reais, o aluno terá até 12 parcelas de 417 reais para pagar.
Exemplo 2: se a arrecadação começar com 3 anos de antecedência do evento e a adesão custar 5 mil reais, o aluno terá até 36 parcelas de 139 reais para pagar.
A diluição desse valor é essencial para aumentar o poder de negociação das comissões de formatura e diminuir os custos da festa, sem perder a qualidade do evento.
Mas como isso poderia diminuir os custos da festa?
Como as negociações com os fornecedores podem começar já com dinheiro em caixa e sem complicações com prazos, a chance de obter melhores condições de pagamento aumenta muito.
Outro ponto positivo é que, com o dinheiro em caixa desde o começo do curso, a comissão tem o tempo a seu favor. Ou seja, pode fazer a gestão desse dinheiro com mais sabedoria e estratégia.
Como fazer a arrecadação de dinheiro para a formatura?
A arrecadação para a formatura pode ser feita de maneira manual, com a coleta direta dos valores ou a emissão de boletos. Ambos os métodos exigem um controle rigoroso sobre os pagamentos e a segurança do dinheiro.
Além disso, a emissão de boletos pode ser cara, e a comissão ainda precisa lidar com a cobrança de inadimplentes e a gestão de planilhas de projeção financeira.
Uma solução mais eficiente é recorrer a empresas especializadas em arrecadação financeira para formaturas. Elas podem garantir a reserva e o uso adequado do dinheiro pela comissão, sem a necessidade de vínculo com agências de eventos ou fornecedores.
Leia também: Os maiores erros na arrecadação para formaturas
Conte com o Keeper para fazer a arrecadação antecipada
Trabalhar com empresas parceiras especializadas em arrecadação financeira, como o Keeper, oferece ferramentas de gestão personalizadas para a comissão, evita problemas financeiros entre os alunos e aumenta a confiança no trabalho da comissão.
Com as ferramentas certas, é possível verificar se os valores passados pelos fornecedores são justos ou superfaturados. Você ficaria surpreso em saber que as agências de formatura podem lucrar 300 mil reais com uma única festa.
Dessa forma, as comissões de formatura podem diminuir consideravelmente esse valor e ganhar poder de negociação. Legal, né? É isso o que chamamos de empoderamento.
Outra questão é: investimentos bem realizados fazem o dinheiro arrecadado se multiplicar. E, claro, não queremos pôr esse dinheiro em risco, então é essencial realizar investimentos de baixíssimo risco.
Com isso, fica muito mais fácil para a comissão de formatura bater suas metas e fazer uma festa incrível.
Pode parecer complicado, mas com o parceiro certo, é muito mais fácil do que parece!
Se você ficou em dúvida sobre como realizar a arrecadação financeira de forma fácil, entre em contato com nosso time. Não perca a oportunidade de conhecer mais sobre como o Keeper pode beneficiar sua comissão de formatura!
Perguntas frequentes
Além da adesão dos formandos ao evento e da venda de extras, como convites individuais, mesas e pacotes fotográficos, algumas opções alternativas para arrecadar dinheiro para a formatura são: realizar festas, eventos acadêmicos, venda de itens personalizados, entre outras.
A legislação brasileira não permite rifas para arrecadar dinheiro, nem mesmo para eventos como formaturas. Rifas são consideradas jogos de azar, além de estarem sujeitas à sonegação de impostos. Portanto, é melhor investir em outras estratégias de arrecadação que sejam legais e eficazes.
Itens personalizados são uma excelente escolha para arrecadar dinheiro para a formatura. Algumas sugestões são: camisetas, moletons, canecas, garrafas, chaveiros, ecobags, entre outros.
