A gente sabe: a formatura é um momento único na vida do universitário e nada melhor do que celebrar essa conquista com uma festa inesquecível. Mas, como organizar uma festa de formatura simples?
Este guia vai te mostrar o passo a passo de como transformar esse dia em um evento memorável e o melhor: sem deixar seu bolso vazio.
O que é necessário para organizar uma festa de formatura?
Para organizar uma festa de formatura simples, é importante considerar o básico antes de qualquer coisa. Pegue seu bloco de notas e anote os principais preparativos:
Montar a comissão de formatura
Que rufem os tambores, pois esse é um momento ‘legen… wait for it… dary’!
Para entender como organizar uma festa de formatura, antes você precisa saber como funciona uma comissão de formatura.
Reúna todos em uma sala para poder definir quem ocupará os cargos da comissão por meio de uma votação.
Agora deve estar passando pela sua cabeça: “Cargos? Como assim?!”
É isso mesmo! A comissão é composta pelos cargos de:
Presidente e Vice-Presidente: líderes da comissão que estão a frente das decisões mais importantes, representam a comissão com a Reitoria e fazem convocações para reuniões;
Tesoureiro: responsável pela gestão financeira da comissão, fazendo todos os pagamentos, elaborando demonstrativos, realizando cobranças etc;
Secretário: pessoa responsável pela organização geral da comissão. Faz atas de reuniões, cuida de documentações e leva questões dos formandos para a presidência;
Promotor de Eventos: basicamente, é quem vai organizar e planejar todos os rolês para arrecadar dinheiro para a formatura;
Conselheiro: esse membro é responsável por mediar os problemas entre turma e comissão, além de aconselhar sobre eventos e decisões tomadas na comissão.
Agora que você já sabe disso, é só organizar a votação – e se preparar para ter a audição prejudicada por, pelo menos, umas 3 horas.
Faça a lista de convidados
Definir a lista de convidados em cima da hora pode causar uma certa confusão para o formando.
Pensa com a gente: você já estará preocupado com roupa, trajeto, forma de locomoção até a festa, entre outras coisas… será que fazer a lista de convidados com tudo isso na cabeça é mesmo a melhor opção?
Vai chamar aquela tia que mora no interior ou aquele amigo que mora em outra cidade? Melhor avisá-los com antecedência para não ter problema, né?!
Decida previamente quem você vai convidar da sua família e amigos e fuja de qualquer dor de cabeça de última hora.
Defina o local
Esse ponto deve ser conversado com os seus colegas. Desta forma, todos entram em um consenso e ficam confortáveis com o local.
Muitas vezes, o que é perto para uns, é longe para outros!
Para evitar conflito, o líder da comissão deve reunir todos os formandos e fazer uma votação. Pode ser presencialmente ou em um grupo de WhatsApp, a escolha é de vocês.
Após todos entrarem em comum acordo sobre o local, é a hora de falar sobre outro tema: a decoração da festa.
Escolha o tipo de decoração
Essa é a hora para deixar a festa com a cara de vocês!
Importante lembrar que os formandos são diferentes entre si, cada curso tem suas características e particularidades a decoração deve transmitir essa essência!
Ter alguns balões nas cores que representam a atlética, além de uma área exclusiva para tirar fotos com o nome do curso, são tiradas de mestre e podem deixar a festa muito mais personalizada.
Vale super a pena também selecionar algumas decorações como exemplo para passar para a agência de formaturas! Isso vai facilitar o processo e aumentar as chances de vocês terem a festa dos sonhos.
Decida o menu do buffet
Outro fator que pode variar – e muuuuito – é o que servir na festa de formatura!
Serão servidas comidas ou apenas tira gostos? Quem gosta de comida X? Quem não gosta? Ok, a gente sabe que nem Jesus agradou a todos, mas entrar em um consenso quanto ao cardápio é necessário, viu?
Sabemos que a pergunta principal é: o que vai ter para beber? Essa é uma das decisões mais importantes e que vai ditar como o pessoal vai aproveitar a festa – esse item não pode faltar!
E já sabe, né? Para não faltar nadinha na comemoração é preciso calcular o valor total dos gastos e se preparar para fazer a arrecadação.
Planeje a arrecadação da festa
Opa, disso o Keeper entende!
Chegou a hora de saber como será feita a arrecadação dos valores! No momento de contratar a agência, ele deve estar todo em mãos e a negociação será muito mais favorável para vocês.
Muitas comissões fazem a arrecadação por conta própria e colocam em uma conta bancária, mas, às vezes perdem o controle, tendo uma experiência um pouco difícil nesse processo.
O Keeper é especializado em arrecadação financeira e pode auxiliar vocês nessa missão. Para não ter dor de cabeça e reclamações, deixem essa parte com a gente!
Uma forma de fazer arrecadações é por meio da venda de produtos da comissão e pré eventos, como churrascos e cervejadas. E olha só: o Keeper também pode te ajudar nisso.
Através do nosso aplicativo você pode disponibilizar os ingressos do rolê e criar uma loja exclusiva da sua comissão para facilitar a venda para toda a galera. Vai por nós, você vai precisar dessa facilidade… #FicaADica!
Baixe agora o aplicativo do Keeper, basta digitar “Keeper App” na sua loja de apps para encontrá-lo.
Agora vamos a um dos últimos passos para aprender como organizar uma festa de formatura: a contratação da agência.
Leia também – Arrecadação para formatura: 5 dicas para arrecadar mais rápido
Contratar uma agência de formaturas
Uma boa arrecadação viabiliza a melhor parte: a festa!
Para garantir a contratação de uma boa agência de formaturas, faça antes uma pesquisa para entender questões relacionadas a custo X benefício. Em linguagem clara: quanto custa uma festa de formatura.
Entenda quais são as agências de formatura que têm os melhores preços e oferecem um bom serviço e depois disso, é só entrar em contato para fazer uma primeira reunião.
Lembre-se de detalhar na reunião todos os fatores que ressaltamos acima: qual decoração querem, buffet, local, salão, TUDO! Essa é a hora de ter em mãos a lista de tudo que deve ter na festa de vocês.
E se você ainda está se perguntando como organizar uma festa de formatura simples, resumidamente, a resposta está em ser criativo e ter (MUITO) planejamento.
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Qual a ordem de uma formatura?
Após entender como organizar uma festa de formatura, é crucial conhecer a ordem da própria cerimônia pré-festa.
Geralmente, a formatura segue uma sequência que inclui a entrada dos formandos, discursos de professores e alunos, entrega dos diplomas e, por último, o tradicional jogar do capelo.
Mantendo essa ordem em mente, você poderá planejar sua festa de maneira a complementar e estender essa atmosfera ritualística.
O que fazer de diferente na festa de formatura?
Agora vamos à pergunta que muitos fazem: o que fazer de diferente na festa de formatura?
O diferencial está na originalidade. Seja criativo nas lembrancinhas, escolha um tema que reflita a personalidade dos estudantes do curso e não tenha medo de inovar.
Já anota essas dicas perfeitas:
- Cabine de fotos temática;
- Decoração voltada para o mascote da sua atlética;
- Robô de led para animar na pista;
- Contratar cantores e bandas que estão em alta, incluindo DJ;
- Discurso mais descontraído e autêntico.
Ficou um pouco perdido e preocupado com os gastos? Baixe a planilha de Projeção Financeira do Keeper para descobrir o quanto terão que investir!
Com esse passo a passo é impossível não arrasar na sua festa de formatura!
Conclusão: se planeje para viver a melhor experiência da sua vida acadêmica!
Deu para zerar as perguntas relacionadas a como organizar uma festa de formatura simples, né?!
Ao focar na individualidade e criatividade, você pode fazer uma festa de formatura simples, barata e que reflete verdadeiramente a jornada única de cada formando.
Vamos recapitular: Como organizar uma festa de formatura?
Formando uma comissão de formatura, se planejando financeiramente, arrecadando dinheiro e organizando um festão de arromba para celebrar esse marco de forma inesquecível. Mãos à obra!
Comece a planejar o seu evento agora e conte com o Keeper para realizar uma arrecadação simples e prática!
Descarte essa dor de cabeça, deixa que a gente cuida disso para você e sua comissão.
