No meio de toda a novidade que a vida de universitário traz, ser membro da comissão de formatura tem sua parcela de responsabilidade e de muito orgulho também. Afinal, a festa mais esperada de todo o curso, que representa um marco na jornada estudantil e profissional, merece ser mais do que celebrada. Nesse contexto, aprender como organizar uma formatura inclui recorrer às facilidades que a tecnologia nos oferece.
Há alguns aplicativos e ferramentas que podem ajudar os membros da comissão a dividirem as tarefas, acompanhar os cronogramas e os fluxos de pagamento, além de possibilitar a venda de convites e itens para a arrecadação financeira da festa.
Alguns deles, inclusive, dispensam a terceirização da organização do baile para uma agência focada em formaturas, que não raro estão ligadas a escândalos envolvendo desvio de dinheiro e bloqueio de caixa. É exatamente sobre esse tipo de solução, capaz de empoderar os formandos, que trata o artigo de hoje. Veja:
Expectativa versus realidade
Na hora de definir como organizar uma formatura, a preocupação em lidar com dinheiro de outras pessoas e ainda dar conta de todas as tarefas faz com que muitas comissões recorram às soluções dos anos 90: a boa e velha planilha de Excel.
O que parece ser seguro e que, aparentemente, todos sabem manusear nem sempre é a escolha mais eficiente. Na correria dos preparativos, é fácil alguém esquecer de listar todas as despesas ou os valores recebidos na planilha.
A verdade é que esse descontrole se transforma em uma bola de neve, estourando as projeções sobre o porte da festa e o paradeiro do dinheiro. O maior pesadelo de qualquer membro de comissão é ter que encarar os formandos e dizer que vai ser preciso aumentar o orçamento para cobrir os buracos do gerenciamento da arrecadação.
Quem achava que uma planilha e algumas anotações dariam conta de tudo, fica com que cara nessa hora, né?
First things first: arrecadação financeira
Uma das primeiras soluções que os estudantes normalmente consideram para reunir o dinheiro necessário para realizar a festa é a arrecadação manual dos valores estimados ou a emissão de boletos.
Em ambos os casos, exige-se um alto nível de controle sobre os nomes de quem paga e quem está em dia, sem contar na segurança para quem recebe o dinheiro em espécie. Já no caso dos boletos, a emissão deles pode ser cara, como você pode conferir no artigo sobre o comparativo entre tarifas de boletos bancários.
Além da arrecadação em si, cabe à comissão a missão de ter que cobrar os formandos inadimplentes e, como se fosse pouca coisa, ainda teria mais uma planilha para ser controlada por quem pensa em como organizar uma formatura…
Uma das saídas que pode facilitar a vida é recorrer a empresas especializadas em arrecadação financeira para formaturas. Elas podem ou não serem vinculadas às próprias agências de eventos. No entanto, nem todas agem com transparência, como você pode conferir no texto sobre como identificar se a empresa tem um banco de formaturas (de verdade).
Sim, felizmente você consegue encontrar uma empresa de arrecadação financeira que não tenha qualquer relação com a contratação de fornecedores. Esse tipo de serviço garante que o dinheiro seja reservado e utilizado pela comissão. Por isso, fique de olho e opte por esse formato na hora de organizar a sua formatura.
Como organizar uma formatura utilizando aplicativos e ferramentas
A vida social na faculdade acaba exigindo uma certa gestão do tempo para dar conta de todos os eventos, além de estudar, estagiar ou trabalhar. Quem é membro da comissão de formatura, sabe que vai precisar se organizar bem para atender a todos os compromissos e garantir a entrega de uma festa memorável.
Por isso, é importante que o preparo para a festa comece o quanto antes para diluir as tarefas e, em especial, o valor da formatura ao longo dos anos de curso. Ter os membros da comissão engajados, e com as tarefas claramente divididas, contribui para que todos saibam como organizar uma formatura com dedicação.
Se você está prestes a começar a faculdade ou já é universitário, confira como organizar uma formatura com o uso de apps e ferramentas pode facilitar a vida dos membros da comissão.
Aplicativos e Ferramentas
As festas de hoje em dia são muito mais ornamentadas e ricas em serviços e detalhes. Antes mesmo da definição de uma agência de formaturas, é preciso garantir o andamento da arrecadação de dinheiro de modo geral, a tomada de decisões e a distribuição de tarefas.
De qualquer forma, os aplicativos e ferramentas podem ser utilizados para três principais eixos: controle de tarefas, planejamento de festa e gestão financeira. Alguns deles podem ser usados de forma coletiva, entre os membros da comissão. Saiba quais são eles:
Finanças
O Keeper é uma plataforma especializada na arrecadação financeira para festas de formatura. Os membros da comissão têm suporte no planejamento do orçamento para cada formando, no lembrete de cobrança aos inadimplentes e ainda recebem relatórios de entrada e saída de valores.
Com a solução, não é preciso se preocupar em preencher planilhas. Os universitários podem focar apenas em não ultrapassar os limites de gastos para não prejudicar o orçamento! O Keeper trabalha com a arrecadação antecipada para proporcionar uma economia no custo total da festa.
Isso acontece porque a adoção de uma plataforma segura e transparente viabiliza uma maior adesão dos formandos, que deixam de temer os golpes eventualmente cometidos por agências de formatura. Com isso, a contribuição individual para a realização do evento é reduzida. A formatura também pode ser mais barata quando a comissão trabalha com base em um planejamento financeiro com projeção de arrecadação e com dinheiro em caixa para negociar com fornecedores.
O Keeper traz funcionalidades específicas tanto para membros da comissão, quanto para os próprios formandos. Confira:
Comissão
- assessoria no cálculo do valor de adesão e custos do evento;
- venda de produtos (rifas, ingressos para festas, produtos personalizados, etc.);
- cobrança online de inadimplentes (e-mails e lembretes);
- relatórios financeiros e administrativos para dar transparência à arrecadação.
Formandos
- contrato online entre o formando e a comissão;
- compra de produtos pela plataforma;
- pagamento facilitado através da arrecadação antecipada em maior número de parcelas;
- suporte online para tirar qualquer dúvida.
Este é um app para a gestão de finanças pessoais, mas pode ajudar a comissão a ter o controle das despesas, especialmente nos eventos de arrecadação. Os gastos são organizados por categoria, com data de vencimento e acompanhamento de saldo. A versão premium permite a digitalização de recibos e a vinculação do app à conta bancária.
É indicado para quem se encarrega de comprar itens para a festa e precisa fazer os pagamentos. Você lista as despesas entre contas a vencer e atrasadas, pagas e não-pagas. A ferramenta agrupa as despesas similares para que se tenha ideia de quais são os maiores gastos.
Segue a mesma linha que os anteriores, com inserção das despesas por categorias. O app permite a visualização dos gastos em gráficos e faz o comparativo dos valores com o orçamento do mês.
Controle de tarefas
Este é o queridinho de muita gente que não abre mão de visualizar seu planejamento de tarefas de forma linear. Nele, as tarefas da comissão podem ser divididas em colunas, como “to do”, “doing” e “done” e por cores das tags. Os cards ainda podem ser compartilhados e membros podem ser adicionados ao painel.
Esta é uma das ferramentas mais completas, pois reúne as funcionalidades de um bloco de notas, calendário, lista de tarefas e lembretes. O programa também tem sua versão para desktop e permite o uso de etiquetas e a inserção de arquivos nos mais diversos formatos: texto, áudio (gravado no próprio app), fotos e arquivos.
Como organizar uma formatura envolve diversas tarefas, o Todoist ajuda na divisão das listas de afazeres. Cada projeto criado pode ter as tarefas e subtarefas separadas por seções. Você define datas de lembrete, cores por prioridade e adiciona colaboradores, além de compartilhar o projeto e enviá-lo por email.
Também apresenta formato de lista como o Todoist, com listas separadas e que podem ser sinalizadas como importantes, terem lembrete de prazo e visualizadas em um calendário. Você pode fazer seu planejamento diário e consegue compartilhar as tarefas com mais pessoas. Este app pode ter as tarefas sincronizadas com o Outlook.
Como organizar uma formatura sem ter a participação dos demais formandos? Um programa de formulários online não poderia passar batido, já que a comissão os utiliza para consultar os formandos sobre decisões importantes, como a escolha da agência, atração musical, decoração etc. O formulário emite relatórios com base nas respostas, tanto em gráficos quanto planilhas.
Planejar eventos
Este aplicativo pode ser útil para organizar os eventos voltados à arrecadação financeira da festa de formatura. Você divulga o evento e tem o controle de quantas pessoas visualizaram a página, quantas vendas de ingressos foram feitas, quem pagou e o valor acumulado.
A ferramenta também permite o acompanhamento da venda dos ingressos de eventos, quais foram feitas em dinheiro ou cartão de crédito, check-in com QR Code ou pesquisa no aplicativo e monitoramento da presença em tempo real. Quem já usa o Keeper, pode ter descontos de até 35% no Eventbrite.
Este é um app pago, porém mais completo para o planejamento de eventos e festas. Por meio dele é possível estudar a disposição de mesas e decoração a partir da funcionalidade de realidade aumentada. A ferramenta oferece controle sobre os convidados, confirmação de presença, lista de compras, distribuição de tarefas e lembretes.
Conclusão
Embora cada uma das ferramentas citadas acima sirva bem a determinados setores da comissão, inclusive para a comunicação entre os membros, as funcionalidades não podem ser sincronizadas entre elas.
Assim, por mais que você recorra a um app para comunicação, outro para o planejamento da festa e ainda um terceiro para a gestão das finanças, o risco de perda de informações e a falta de integração podem comprometer as etapas da organização da formatura.
Uma das dúvidas comuns entre os formandos sobre o desempenho da formatura é a confiança na arrecadação e utilização do dinheiro. O Keeper é uma fintech, que possui um sistema online e seguro, em que o dinheiro de cada comissão é separado em contas individuais e a movimentação só pode ser feita pelos membros.
Ou seja, ele não entra como parte do caixa da empresa, como muitas agências de formatura fazem e, em caso de quebra, somem com o dinheiro dos formandos (quem nunca viu essas denúncias antes?).
O Keeper vem pra descomplicar a vida das comissões e te mostrar como organizar uma formatura sem dor de cabeça, especialmente na gestão e segurança do dinheiro, inclusive com a simulação da arrecadação financeira. Afinal de contas, você e sua turma não querem perder dinheiro em um momento tão importante da carreira, certo?
Se você acha que o Keeper pode ser uma ferramenta essencial para a comissão da sua turma, mande uma mensagem para nós!
