Quando se pensa em organizar uma festa de formatura, muitos acabam pensando só na parte boa: ganhar ingressos para outras festas, participar de todas as decisões da comissão e saber de todos os detalhes.
O que muitos jovens não pensam é que a arrecadação financeira da formatura deve ser a principal preocupação dos membros da comissão, mas ela acaba ficando de lado e sendo feita de formas prejudiciais.
Como assim?
Quando apenas a organização da festa de formatura é levada em consideração, sem pensar em como arrecadar e gerir o dinheiro, o terreno fica aberto para fraudes, gastos desnecessários e até sumiços do dinheiro.
Praticamente todo mundo já ouviu ou leu alguma história sobre comissões de formatura que foram enganadas por empresas, cerimoniais, buffet e até mesmo por membros maliciosos de dentro da própria comissão, não é?
E ao mesmo tempo, toda comissão de formatura já escutou reclamações, por parte dos formandos, de que o valor cobrado é alto e abusivo.
E sim, de fato algumas festas de formatura poderiam custar bem menos para os formandos se os recursos que a comissão arrecada fossem utilizados de uma forma mais eficiente.
Mas infelizmente, algumas turmas que preferem ao invés de poupar, jogar o dinheiro para o alto, sabia?
E é justamente por isso, que neste artigo reunimos 6 dicas para sua comissão de formatura não se perder na hora da arrecadação:
- Deixar alguém cuidando sozinho de todos os pagamentos
- Iniciar a arrecadação em cima da hora
- Não ter relatórios de controle aprofundados
- Taxa de emissão de boletos abusiva
- Depender de uma agência de formaturas desde o início
- Não realizar a arrecadação com uma empresa especializada
Deixar alguém cuidando sozinho de todos os pagamentos
Pela estrutura clássica de cargos para as comissões de formatura, o tesoureiro é o responsável pela aprovação de todos os pagamentos da festa.
E infelizmente, a aprovação indevida de pagamentos e transferências é provavelmente a maior fonte de desvios do dinheiro dos alunos, sabia?
Por mais que o seu tesoureiro seja muito confiável, é importante criar regras. Uma das melhores dicas, que protege toda a turma é definir duas pessoas para aprovar em conjunto todos os pagamentos.
Principalmente, para que todos saibam – inclusive os alunos que não o conheçam muito bem – que existe mais de uma pessoa analisando cada pagamento ou transferência da arrecadação, que deve servir exclusivamente para a organização da festa de formatura.
Por isso que é importante que a responsabilidade de aprovar pagamentos seja compartilhada entre determinados membros da comissão para diluir riscos.
Iniciar a arrecadação em cima da hora
Esse caso é clássico. Por uma questão muitas vezes de cultura da faculdade, algumas comissões de formatura são formadas e iniciam a arrecadação para a formatura faltando poucos semestres para o fim do curso.
Entretanto, ao contratar fornecedores sem ter dinheiro em caixa, faz com que o poder de negociação da comissão caia. Assim, em um efeito reverso, o valor cobrado da comissão acaba sendo muito maior do que ela poderia conseguir negociando com dinheiro em caixa.
Ter dinheiro em caixa – que implica nos formandos já terem começado a pagar parcelas da formatura com antecedência – tende a fazer com que os valores cobrados por fornecedores e agências diminuam.
Por exemplo, uma turma que começa a juntar dinheiro no segundo semestre sempre irá pagar menos pela festa. Em contrapartida, uma turma que comece a arrecadar no sexto semestre irá pagar muito mais.
Não ter relatórios de controle aprofundados
Percebemos que cada vez menos comissões de formatura ao redor do Brasil caem na cilada das chamadas “contas de padeiro”. A falta de controle do fluxo de caixa da formatura, é uma forma para algumas questões financeiras darem errado, como:
- Sumiço de parte do dinheiro da turma sem ninguém nem se dar conta;
- Sofrer cobranças indevidas das empresas de formatura e de fornecedores;
- Cobrar dos formandos um valor mais alto do que o necessário para realizar a festa.
Taxa de emissão de boletos abusiva
Como exposto no comparativo de tarifas de boletos, alguns bancos cobram até 10 reais para emitir um único boleto. Em algumas turmas, as taxas de boletos pode significar um percentual enorme de receitas da turma.
Enquanto isso, as turmas que arrecadam com o Keeper estão tranquilas, pagando apenas R$ 1,65 por boleto emitido, sabia?
Depender de uma agência de formaturas desde o início
No texto “Para quê depender de uma agência de formaturas com antecedência”, explicitamos algumas formas. Mas essas nem sempre tão éticas e transparentes.
Arrecadar dinheiro desde o início do curso é essencial; fechar contrato com a empresa que organizará o evento, não.
Não realizar a arrecadação com uma empresa especializada
Porque juntar o dinheiro das parcelas da formatura mensalmente em uma caixinha e depois sair correndo para algum banco com medo de roubos? Será que não tem nada errado nessa história?!
Dê espaço para a modernidade. Arrecade o dinheiro para a formatura com uma empresa especializada e exclusiva de arrecadação de dinheiro para a formatura. Por exemplo, o Keeper cuida da arrecadação, da cobrança, da gestão do dinheiro. E ainda gera para as comissões relatórios financeiros atualizados diariamente.
Assim, a sua comissão de formatura, fica livres de apuros. Esperamos sinceramente que as comissões de formatura aprendam com os erros e sigam os melhores exemplos.
Arrecadação externa, profissional e antecipada, aprovação compartilhada de pagamentos, relatórios de controle completos e aprofundados, taxa de boletos baixa. O horizonte brilha para as comissões que, com muita paixão e esforço, estão revolucionando as festas de formaturas.
Se ainda tiver alguma dúvida ou quiser falar conosco, mande uma mensagem ou deixe um comentário! 🙂
