Por que a comissão de formatura precisa ir visitar a festa de formatura de outras turmas?

Durante todo o processo de licitação da empresa que organizará a festa de formatura, a comissão exerce um importante papel de avaliar as empresas por suas estruturas, organização, atendimento, know how e expertise.

A melhor forma que a comissão tem para checar se o que as empresas prometem, elas entregam, é ir a eventos organizados pelas agências cotadas. Pode ser divertido, mas é também trabalhoso. É necessário ter paciência e um olhar clínico para observar os detalhes de cada ponto da festa.

O que deve ser considerado?

Existem inúmeros fatores de risco que podem fugir do controle da empresa que está organizando o evento.

Equipamentos podem falhar, atrações podem atrasar, a comida pode queimar… Por isso que, além de avaliar a eficiência da empresa organizadora do evento, a comissão de formatura deve também avaliar os fornecedores contratados para a festa de formatura visitada e os todos os terceirizados.

Muitas vezes, a agência de formatura terceiriza a contratação de grande parte dos fornecedores, como o buffet, a segurança, equipe de staff, espaço e equipe de produção para os shows.  As empresas mais experientes costumam trabalhar com os seus fornecedores de confiança, minimizando assim os riscos de imprevistos.

Legal, cheguei no baile e agora? O que a comissão de formatura deve observar?

A melhor forma de tirar o máximo de detalhes em uma festa é a comissão se dividir por áreas – ou seja, grupos internos dentro da comissão são responsáveis por avaliar características diferentes – e seguir a lista abaixo:

Decoração

É essencial avaliar a mescla de arranjos na mesas, a harmonia entre a iluminação dos ambientes, a posição das mesas e de seus componentes (toalhas, arranjos, louça..) e a distribuição dos lounges da festa. Também, vale se atentar as cortinas, se por exemplo, estão limpas, apresentáveis e sem cheiro.

Afinal, a decoração da festa é que dita todo o clima, não é mesmo? É muito importante que esteja tudo impecável!

Buffet

A avaliação do buffet não se restringe somente a comida e seu sabor. Claro que é preciso avaliar o cardápio, verificando se tudo o está escrito é de fato servido. Mas, é importante também avaliar como os colaboradores estão servindo, se estão sendo cordiais, se a distribuição das ilhas é boa e se as filas estão grandes a ponto de incomodar as pessoas das mesas.

O buffet não pode ter falhas! É um dos pontos de maior atenção de todos os convidados.

Atrações

Ninguém quer uma pista vazia, né? Mas existem algumas regras para que as atrações musicais sejam sempre boas e não inconvenientes.

Nas duas primeiras horas, via de regra a música fica mais baixa. Isso facilita a comunicação e localização dos formandos e convidados, é legal que seja uma banda com músicas genéricas ou um DJ lounge.

E após a valsa começa de fato toda a festa. É importante avaliar a animação da atração, a troca de atrações e a qualidade do som. Ninguém quer uma formatura de playback, né?

Andar pelo espaço também é essencial, dessa forma você perceberá se o som está sendo bem distribuído pelo o espaço ou concentrado em apenas um ponto.

O cronograma também é um ponto de avaliação, todos os horários estão sendo cumpridos? Dessa forma a comissão conseguirá avaliar a execução do evento. É importante prestar atenção nos horários de entrada e saída das atrações e na duração do show do artista.

Além disso, nessa área também entra a avaliação da execução da valsa, as filas, o mestre de cerimônias, como funciona a chamada dos formandos e o espaço disponível para valsa.

Bar

É um fato: o bar é muito importante para a festa.

Um dos maiores problemas com os bares nas festas, é a distribuição deles pelo ambiente. Muitas vezes ou são mal localizados, ou não suportam o número de convidados, gerando muita fila. Não pode faltar água, a equipe precisa ser muito bem treinada e rápida.

A comissão de formatura precisa se atentar também aos detalhes do cardápio das bebidas da festa de formatura e verificar se realmente estão servindo tudo o que está previsto, além do preparo e a qualidade das bebidas.

Staff

Nesse ponto, é preciso se atentar às equipes de:

• Limpeza: pista e banheiros;
• Segurança: são cordiais? Estão atentos a tudo o que está acontecendo na festa? Em caso de brigas, como eles agiram?;
• Chapelaria: qual a forma de identificação utilizada? (pulseiras de papel, pulseiras de plástico, chaveiros, etc) e a fila? Tanto na entrada quanto na saída;
• Ambulatório: é essencial verificar quantos profissionais estão a postos e se há ambulância e cadeiras de rodas disponíveis;
• Equipe de som e iluminação: parece bobo, mas infelizmente isso acontece. Os colaboradores estão em seus postos ou “curtindo” o baile?

Essa avaliação precisa acontecer do começo ao fim da festa, não vale só no começo. Ao presenciar uma situação fora do planejado, a comissão deve avaliar a capacidade da empresa que está organizando evento de resolver a situação.

• Existe cumplicidade e apoio entre empresa/fornecedor?
• A medida tomada foi efetiva?

A dica mais importante que podemos passar é: todo baile que visitar, imagine-o como sendo o seu. O que você está vendo que não gostaria que acontecesse no seu baile? O que você viu que achou fundamental ter no seu? E uma reflexão importante: qual a sensação ficou pós festa?