Se houvesse uma votação entre membros de comissões de formatura recém-formadas sobre o que é mais importante, provavelmente definir as atrações e a agência de formatura estariam no topo da lista.

Não há dúvidas de que as atrações são o ponto mais esperado pelos formandos, e talvez o ponto alto das festas. Mas não se esqueça: só se faz uma festa de formatura com gente e dinheiro.

Não precisa ser muito, há festas de todos os valores. O importante é que os investimentos não sejam descolados da realidade.

Os números devem ser a base da tomada de decisões. Afinal, ninguém quer receber a informação em cima da hora de que os fundos levantados para a festa não serão suficientes para que a formatura aconteça.

De fato, ninguém quer ouvir que vai ter que pagar mais do que foi previsto no pacote comprado, que uma atração terá que ser modificada ou que, por uma questão de custos, será necessário fazer determinadas modificações nas bebidas e no buffet.

Por isso, o Keeper elaborou uma lista com os 10 indicadores financeiros essenciais para as comissões de formatura. Isto é, os números que toda comissão deveria controlar e analisar!

1.Relação das compras

A sua comissão de formatura tem o controle de que formando comprou o que? Não?! Mesmo que pareça simples, não é incomum comissões de formatura perderem o controle das compras individuais. Bem como, sofrerem com calotes a partir destas dúvidas!

2.Extrato de pagamentos e recebimentos

É de extrema importância que a comissão de formatura tenha um relatório completo com a relação de todos os pagamentos e recebimentos, considerando o dia de cada operação. Esses números podem fazer uma diferença enorme se a comissão quiser verificar alguma operação passada ou apenas se garantir em relação a fraudes e furtos.

3.Situação de cada formando

• Quantos formandos estão cumprindo com todas as suas obrigações de pagamento?
• Quantos inadimplentes e quem são eles?
• Quantos compraram o pacote de adesão, mas ainda não pagaram nenhuma parcela?

Todas essas informações são críticas não só para a comissão de formatura  saber quem deve cobrar, mas principalmente para ter uma base de realista de quanto ainda deve arrecadar para a festa.

4.Projeção de recebimentos futuros

Quantas parcelas de pagamentos a comissão ainda deve receber, considerando as desistências e a taxa de inadimplência? E quantas novas compras de pacotes de adesão, convites e mesas extras devem ser realizadas para bater a meta? Os dados com margem de erro para controle devem ser sempre controlados pela comissão.

5.Projeção mensal de saídas de caixa

Imagine uma turma que pretende levantar 500 mil reais para a sua festa de formatura e um fornecedor que custa 40 mil, precisa ser pago até um determinado mês. Por mais que a arrecadação seja muito superior ao custo do fornecedor, a comissão de formatura deve ter sempre certeza se o valor disponível em caixa é suficiente para realizar o pagamento.

Manter uma projeção atualizada de entradas e saídas de caixa é vital para que os tesoureiros não se percam!

6.Fluxo de rendimentos

O dinheiro da sua turma está sendo investido? Se sim, qual a previsão de receita financeira? Qual será o aumento na capacidade de contratação das atrações e fornecedores?

Estes são dados importantes, você NUNCA deve deixar o dinheiro da sua turma parado, ok?

7.Planejar a venda de extras

Este ponto é essencial. Segundo um levantamento que fizemos no ano de 2018, cerca de 60% das arrecadações de formaturas no Estado de São Paulo vem da venda dos pacotes de adesão. Os outros 40% do valor são resultantes da venda de mesas e convites extras, rifas, eventos, etc.

8.Projeção de número de aderidos

Antes de definir a verba que as comissões de formatura terão para as contratações, é importante fazer uma projeção financeira realista de quantos formandos efetivamente participarão da festa. E apenas a partir deste valor que a comissão poderá realizar seu planejamento financeiro.

9.Número de formandos que compraram à vista

Uma compra à vista significa que a comissão tem, imediatamente, dinheiro o valor integral em caixa para negociar com fornecedores ou para investir para não o deixar parado.

10.Realizado vs projetado

A arrecadação está de acordo com o planejado? Se não estiver, cabe a comissão de formatura reconsiderar algumas previsões de gastos.