Não é à toa que os convites para formaturas de Direito costumam ser os mais disputados entre todos os cursos universitários. Você já deve ter reparado a pompa e até a vibe ostentação que esse tipo de festa costuma ter, né? Todo esse glamour de uma formatura de Direito vem da tradicionalidade que a área carrega, já que é uma das graduações mais antigas do país, com mais de 190 anos. Além disso, o curso estampa o conceito de justiça e valores que o novo profissional vai representar para a sociedade.
Também estamos falando da graduação que, em 2018, registrou não só o maior número de alunos matriculados, mas também de guerreiros concluintes. Para comemorar a persistência de pelo menos cinco anos de muito estudo, tudo o que você, formando de Direito, mais precisa é saber como planejar AQUELA festa! A menos que você esteja disposto a quebrar tradições, mas nós acreditamos que não seja o caso, certo?
Para fazer jus ao que este momento representa na vida de um formando, as turmas costumam aderir em peso à formatura de Direito. Além disso, o número de convidados para comemorar esses anos de dedicação é igualmente expressivo.
Aí, quando a gente pensa em números, desde participantes ao montante de dinheiro a ser arrecadado, fica feio uma comissão de futuros advogados perder o controle dos preparativos, não é? Por isso, preparamos este artigo com o passo a passo para você ajudar a sua turma a organizar a formatura de Direito.
Vamos lá, senhoras e senhores?
Passo 1: Encarar a realidade e aceitar o desafio de puxar a festa
Estamos falando de números significativos quando se trata de uma formatura de Direito. De acordo com o Instituto Nacional de Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), vinculado ao Ministério da Educação (MEC), o curso de Direito é o que registrou o maior número de alunos concluintes em 2018. É força de advogado e/ou servidores públicos que vêm por aí, Brasil!
Os dados se referem à Sinopse Estatística mais recente, extraída do Censo da Educação Superior, em que a quantidade de formandos era de 126 mil, à frente de outros cursos tradicionais, como Pedagogia, Administração, Contabilidade e Engenharia Civil.
Agora, imagine esse número na sua instituição de ensino. Quantos formandos poderão ser? E com eles, quantos convidados?
O primeiro passo para organizar uma formatura de Direito é ter a consciência de que você e a comissão vão lidar com muitos números e pessoas. Mas, quer saber? Cada minuto de dedicação vai valer a pena. Afinal, não é todo dia que alguém se forma em um dos cursos mais prestigiados do país, não é mesmo?
Portanto, a primeira missão é juntar a galera no início da graduação, mostrar que vocês merecem essa celebração e que, quanto antes começarem a arrecadação financeira, melhor vai ser para todo mundo. Sim, pois o valor de cada parcela pode ser menor se vocês começarem a juntar o dinheiro dos formandos antes, o que aumenta a chance de ter mais adesões, inclusive de alunos bolsistas.
Passo 2: Montar uma comissão de formatura top
Sejamos realistas: não dá para deixar tanta gente opinar sobre cada detalhe da formatura de Direito. É claro que todos os formandos poderão votar sobre pontos importantes, como escolha da atração e da agência de formatura, mas os detalhes de organização e controle devem ficar com os membros da comissão para que o projeto ande. Confira neste outro artigo como formar uma comissão de formatura.
Aliás, cada integrante desse seleto grupo tem que ser escolhido a dedo, já que representará o restante da turma. Por isso, o pessoal da comissão precisa de disposição, paciência e uma boa dose de empatia, além de disponibilidade para tirar dúvidas, saber lidar com conflitos e fazer tudo acontecer.
Nós temos um modelo de Estatuto da Comissão de Formatura para que todos saibam o papel de cada um, bem como direitos e deveres sobre as informações prestadas à turma. Recomendamos fortemente que você dê uma lida para montar a comissão ideal, viu?
Passo 3: Calcular o tamanho da festa
Esse é o ponto-chave na organização de uma formatura de Direito, porque não basta saber apenas o número de adesões e convidados. O valor que cada aluno tem condições de pagar mensalmente também é determinante para delimitar o porte do baile. O tamanho da festa, por sua vez, reflete em quase todas as outras variáveis: local, decoração, atrações, número de convidados por formando etc.
Mesmo que o orçamento da turma tenha de ser mais baixo, uma turma que opta pela arrecadação financeira antecipada sai ganhando de todas as formas. Entenda por quê o modelo funciona:
- permite que o valor seja diluído em mais parcelas antes da festa, reduzindo a quantidade mensal a ser paga;
- oferece mais tempo para planejar eventos ou vender itens para arrecadar dinheiro;
- viabiliza que alunos bolsistas e cotistas possam aderir e receber o apoio de outros alunos por meio de doações diretas para um fundo e eventos específicos;
- dá mais poder de negociação quando for a hora de contratar a agência de formatura, afinal já terá o valor para pagar por boa parte dos serviços;
- garante que a turma se conheça mais durante as festas de arrecadação, fazendo com que a formatura seja ainda mais significativa.
Para chegar ao valor da festa, vale pesquisar com os demais formandos o tipo de baile que desejam e ter uma ideia de quanto cada um poderá contribuir. O Keeper também dá suporte à comissão nessa etapa com uma calculadora de adesão e com um borderô financeiro, que é um relatório que ajuda demais no planejamento de eventos.
Passo 4: Contratar uma empresa especializada em arrecadação financeira para formaturas
Turmas com grande número de adesões têm mais chance de se perder na hora de controlar um volume tão alto de dinheiro, sem contar as pendências com inadimplentes e a busca de apoio para bolsistas e cotistas.
Contratar uma empresa que trabalha unicamente com a arrecadação financeira de formaturas, como é o caso do Keeper, alivia a tensão da comissão em ter que lidar com dinheiro e cuidar de abas infinitas de planilhas de Excel. A plataforma cuida de toda a gestão financeira da arrecadação e ajuda, inclusive, na definição do orçamento individual para a festa.
Além disso, uma comissão de formatura de Direito deve valorizar a transparência da organização. No Keeper, o dinheiro fica em uma conta específica e reservada para a turma, o que é diferente do que acontece quando a arrecadação é feita junto com uma agência de formatura.
O Keeper ainda fornece relatórios à comissão e aos formandos sobre a movimentação do dinheiro, para que fique claro o que está sendo feito. O sistema também envia notificações para os inadimplentes, para alívio da comissão.
Passo 5: Definir o mascote e planejar eventos para juntar dinheiro
Uma das tradições da formatura de Direito é definir um mascote para a turma. Nem sempre precisa estar associado a algum símbolo do Direito. O que vale é a criatividade e a representação dos valores destacados pelo grupo de formandos para esse momento. Você já tem ideia de qual será o seu?
Paralelamente, os primeiros anos também devem ser dedicados à arrecadação de dinheiro para a formatura de Direito. Algumas ideias são:
- churrasco;
- luau;
- almoço;
- pool party;
- bazar, rifa e venda de kits e itens personalizados da festa (presencialmente ou online).
Um grande atrativo para garantir a adesão dos alunos é criar atrações, como competições, karaokê, drinking games, jogos de tabuleiro e e-games. Também vale fazer eventos exclusivos para o fundo de arrecadação para formandos bolsistas e cotistas.
Vale lembrar que é a comissão que cuida das despesas e contratação de fornecedores, como músicos, segurança, equipe de limpeza etc de cada encontro. Ao contratar uma empresa de arrecadação financeira antecipada para a festa de formatura, a comissão recebe suporte para elaborar um orçamento compatível. Além disso, um sistema como o Keeper registra toda a entrada e saída de dinheiro da conta da turma.
No entanto, cabem aos organizadores das festas de arrecadação tomarem o cuidado para gerar despesas acima do planejado! Afinal, o objetivo desses eventos é arrecadar uma quantia significativa, que cubra os custos e aumente o caixa da turma, não o contrário.
Passo 6: Planejar os detalhes da festa, além da possibilidade de “esticar” o baile
Salão de festas, tipo de buffet, DJ ou banda, bar e decoração são definidos pela comissão e pelos formandos de Direito juntamente à empresa que irá organizar a formatura, sobre a qual falamos no próximo tópico. Mas, caso vocês estejam arrasando na arrecadação financeira e na campanha para novas adesões, podem considerar criar eventos prévios ou posteriores ao baile.
Algumas turmas fazem um warm-up semanas antes do grande dia, por exemplo.Para fincar a data da formatura no calendário, outras também fazem um after-party, somando um total de quase 12 horas de pura comemoração. Toda ideia para inovar na formatura é mais do que bem-vinda. Qual é a sua?
Passo 7: Contratar a agência de formatura
As turmas que fazem a arrecadação financeira antecipada e separadamente deixam para contratar a agência de eventos cerca de um ano antes da data da formatura de Direito. É o período em que essas empresas já possuem o calendário para agendar as festas e chamar os fornecedores. Keep it in mind!
Essa etapa envolve a participação de todos os formandos para bater o martelo sobre a agência a ser escolhida. Além do preço, o grupo de empresas com que ela trabalha e os locais para o evento podem influenciar na decisão.
Assim como falamos antes, contratar a empresa separadamente da arrecadação faz com que a comissão tenha maior controle sobre os gastos e poder para negociar preços. Afinal, vocês já têm dinheiro na mão e é isso o que as agências querem!
Passo 8: Countdown to the party!
É hora de preencher os últimos lugares da festa com a venda de convites, o que garante que o caixa da festa seja realmente finalizado no verde. Ufa! Também é o momento de garantir que as pessoas especiais celebrem este marco ao lado de todos os formandos. A distribuição das entradas indica que a festa finalmente está chegando.
A poucas semanas da colação de grau e da formatura (e o anel com pedra vermelho-rubi), o momento é de se preparar para desfrutar dessa festa memorável! Sim, aquela que você ajudou a organizar e a cuidar do dinheiro de todo mundo de forma transparente e precisa graças à tecnologia.
Conclusão
Engajar, juntar dinheiro e se organizar são os três pontos-chave para que uma grande festa de formatura de Direito aconteça. No meio disso tudo, podem acontecer muitos eventos e, claro, a dedicação da comissão para representar a turma e contribuir com seriedade e transparência para um momento tão marcante.
Agora que você sabe quais são os passos para planejar e organizar a sua formatura de Direito, que tal propor a ideia de fazer uma arrecadação antecipada e gerenciada por uma empresa especializada, como o Keeper?
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