Esse texto foi escrito originalmente pelo Keeper para o portal Dinheirama.com. Cheque o texto original aqui!

Você sabe por qual motivo aparecem tantas notícias na mídia sobre algum tipo de fraude no mercado de formaturas?

Desvios de dinheiro por parte de algum membro mal-intencionado da comissão de formatura, o não cumprimento do contrato por parte dos fornecedores ou até falência da empresa que estava organizando a festa são alguns exemplos que podem acontecer durante a produção da formatura.

Mas nada disso precisaria acontecer. Hoje, existem diversas formas para que as comissões possam ficar tranquilas quanto a segurança do seu dinheiro.

Ou seja, os problemas só ocorrem porque algumas medidas de proteção importantes não são tomadas em alguns casos. Por isso, vou te contar o que você deve ficar atento para se livrar do stress.

Existem três pontos importantes a serem considerados quando falamos de segurança financeira dos formandos.

Primeiro, é necessário considerar as garantias que a comissão de formatura pode oferecer para que todo o dinheiro arrecadado tenha a destinação adequada.

Segundo, é importante ter certeza de que os fornecedores contratados têm capacidade de cumprir com as obrigações contratuais e, terceiro, garantir que a agência de formatura não está utilizando o dinheiro da turma para alavancar as suas operações.

Garantias oferecidas pela Comissão de Formatura

O passo inicial é incluir no Estatuto da comissão de formatura cláusulas que definam quem são os responsáveis pela gestão financeira, que definem como devem ocorrer as decisões de contratação e pagamentos, que estabeleçam a obrigação de prestação de contas aos formandos e que formalizam a responsabilização judicial dos indivíduos em caso de não-cumprimento de alguma parte do contrato.

Além disso, é importante replicar algo muito comum em empresas e órgãos públicos: a aprovação compartilhada de pagamentos. Isso se deve não só porque evita fraudes, mas também por fazer com que as decisões sejam melhores pensadas e executadas. No caso das festas de formaturas não é diferente. É crucial que sempre ao menos duas pessoas aprovem todos os pagamentos que serão feitos pela comissão de formatura.

Sugestão: veja um modelo padrão de Estatuto para comissões de formatura!

Também, outro ponto importante que contribui para a segurança por meio da prestação de contas – o famoso termo accountability, em inglês – é a elaboração de relatórios financeiros detalhados com, no mínimo, a relação de todos pagamentos e recebimentos.

Ainda, é muito comum as comissões de formaturas guardarem o dinheiro arrecadado em uma conta corrente de um ou mais membros. Isso é muito arriscado!

Quem faz isso está sujeito a cair na malha fina da Receita Federal, pois não tem renda suficiente para fazer uma poupança do montante arrecadado. Ou seja, o dinheiro de todos os formandos fica em risco. Nesse caso, o mais indicado é contratar uma empresa de arrecadação que vai garantir que todos os trâmites jurídicos estão sendo cumpridos.

Fornecedores

Já o segundo ponto está relacionado aos fornecedores: é preciso garantir que os fornecedores contratados são confiáveis, oferecem garantias e proteção contratuais.

Toda empresa está sujeita a passar por dificuldades financeiras e operacionais, por isso a comissão deve buscar empresas sólidas. Se houver espaço para isso, inclusive, a comissão pode contratar um advogado para analisar a empresa e o contrato. A grande maioria das formaturas que não acontecem são resultado da contratação de uma empresa zero profissional. Portanto, muito cuidado na contratação!

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Agências de formatura

Por último, é essencial garantir que o dinheiro separado para o evento não está sendo utilizado para alavancar as operações da agência de formatura contratada. Isso porque, especificamente nesse mercado, as empresas costumam utilizar o dinheiro dos formandos para financiar as suas operações.

Se por algum motivo existir um desequilíbrio nas movimentações financeiras, não haverá dinheiro para cumprir com as suas obrigações.

As consequências disso são tremendas: não é nada difícil achar notícias (como a que segue como um exemplo recente) sobre a falência de empresas que organizam eventos e, com isso, a interrupção do sonho da comemoração da formatura.

Nesse caso, a melhor solução também passa pela contratação de uma empresa especializada em arrecadação e cobrança. Assim, há a garantia de que o dinheiro arrecadado ficará em uma conta à disposição da própria turma.

Portanto, é perfeitamente possível evitar as fraudes que ocorrem com medidas simples, porém eficientes.

Estatuto completo, aprovação compartilhada de pagamentos, contrato seguro com fornecedores e serviço especializado em  arrecadação. Esse é o segredo!

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