A organização de formatura é um processo que envolve planejamento e dedicação para garantir que todos os detalhes desse evento tão importante saiam conforme o esperado.
Parece bastante trabalho, não é mesmo? Realmente, a organização da festa de formatura exige esforço, mas a boa notícia é que essa fase também pode ser leve e divertida!
Para ajudar você e sua turma nessa missão, preparamos um passo a passo completo para a festa dos sonhos.
Continue a leitura e confira!
O que é necessário para a organização de formatura?
O primeiro passo para organizar uma formatura da faculdade é criar um plano detalhado, ou seja, um check-list de organização de formatura.
Esse documento servirá como base para todas as decisões ao longo da organização da festa e ajudará a garantir que nada seja esquecido.
Confira os 6 passos fundamentais para organizar a festa de formatura:
Passo 1: forme uma comissão de formatura
É importante contar com um grupo de formandos comprometidos com o evento e dispostos a dividir as responsabilidades.
A comissão de formatura tem um papel essencial na realização da festa, já que será a responsável por cuidar de todos os detalhes, como planejar ações e eventos para arrecadar fundos, contratar fornecedores e administrar os pagamentos.
Passo 2: contrate uma plataforma de arrecadação antecipada
Após criar a comissão de formatura e definir os papeis de cada um, você e sua turma devem iniciar o processo de captação de dinheiro para a festa.
A arrecadação de fundos pode ser feita de diversas maneiras, que vão desde a venda antecipada de pacotes de adesão até a realização de festas e eventos, organização de bazar, entre outras iniciativas.
Com a entrada de fundos, é hora de gerenciar e organizar as finanças da formatura. Para isso, vocês podem contratar uma plataforma de gestão das arrecadações.
O Keeper é um ótimo exemplo, que auxilia os formandos a entenderem quanto de dinheiro devem arrecadar até a formatura e qual deve ser o valor da adesão. Além disso, a plataforma permite a gestão automatizada de toda a arrecadação.
Passo 3: defina o orçamento
Estabelecer um orçamento para o evento desde o início é crucial. Quando for incluir os custos da festa, lembre-se de listar todos os valores: desde a decoração da festa até a contratação de serviços como DJ, buffet, seguranças, fotógrafos e filmagem.
É importante considerar também possíveis imprevistos e criar uma reserva para cobrir despesas extras.
Passo 4: escolha o local e data
As festas de formatura costumam acontecer em meses do ano específicos, geralmente entre janeiro e fevereiro. Por isso, a escolha do local e da data da festa de formatura precisam ser feitas com bastante antecedência.
Essa decisão depende do número total de formandos e convidados, que deve ser definido para que a comissão de formatura consiga buscar por locais que comportem todas as pessoas com conforto e segurança.
Passo 5: contrate bons fornecedores para a organização da formatura
Contratar fornecedores qualificados e confiáveis para a festa de formatura é um dos pontos mais importantes.
Uma boa ideia pode ser contratar uma agência de formatura que tenha experiência de mercado. Essas empresas costumam ser responsáveis por cuidar de todos os detalhes importantes do evento, incluindo a contratação dos fornecedores.
Passo 6: faça a lista de convidados e envie os convites
Definir a lista oficial de convidados e criar convites personalizados são etapas essenciais da organização de formatura. A comissão deve trabalhar nisso com antecedência, garantindo que todos tenham tempo para se programar.
Qual a ordem de uma formatura?
A ordem da formatura, tanto a cerimônia quanto a festa, geralmente segue um roteiro bem definido, sendo esses os 3 principais eventos:
1. Colação de grau: etapa obrigatória da formatura, que ocorre antes da festa e. Por ser realizada pela universidade, envolve todos os formandos e professores. É neste evento que os diplomas ou certificados de conclusão são entregues e os formandos se tornam oficialmente graduados.
2. Baile de formatura: depois da colação de grau, é hora dos formandos e seus convidados se reunirem para o grande baile. O baile costuma ter uma programação especial, com abertura formal, jantar, discursos e, claro, uma boa banda ou DJ para animar a pista de dança e celebrar até o amanhecer.
3. Cerimônia de homenagens: durante o baile de formatura, é comum ter uma parte dedicada às homenagens. Os formandos costumam fazer discursos agradecendo professores, colegas e familiares. Essa é uma oportunidade de destacar a jornada acadêmica e as pessoas que fizeram parte da trajetória.
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O que fazer na festa de formatura?
Agora que você já sabe como organizar uma festa de formatura, é hora de entender o que fazer durante a festa para garantir que todos os convidados se divirtam.
Confira algumas dicas para criar uma noite memorável:
- Decoração da festa: deve combinar com o tema da formatura e pode incluir painéis de fotos, balões temáticos, iluminação especial e espaços instagramáveis. Temas populares incluem “Gatsby”, “Hollywood” e decorações inspiradas na área de atuação dos recém-formados.
- DJ e banda ao vivo: a música é o coração da festa de formatura. Contratar um DJ ou uma banda ao vivo que entenda o perfil dos convidados é essencial para garantir que a pista de dança esteja sempre animada. Prepare uma lista de músicas com os hits mais populares entre os formandos.
- Buffet e bebidas: um bom buffet faz toda a diferença em uma festa de formatura. Considere servir um jantar completo seguido de sobremesas, além de oferecer uma variedade de opções de bebidas. Não esqueça de incluir opções vegetarianas e veganas para atender todos os convidados.
- Cabine de fotos e brindes: para tornar a festa ainda mais interativa, é interessante incluir uma cabine de fotos com acessórios divertidos. Além disso, oferecer brindes personalizados, como copos ou chaveiros com o nome do formando e o ano da graduação, pode ser uma lembrança especial do evento.
- Shows e entretenimento: se o orçamento permitir, contratar shows de comédia, performances artísticas ou até mesmo artistas famosos pode elevar a experiência da festa. Essas atrações adicionam um toque especial e inesperado ao evento.
Como fazer uma gestão inteligente da sua festa de formatura?
Deu para perceber que organizar uma festa de formatura é uma tarefa que exige planejamento, dedicação e atenção aos detalhes, não é mesmo?
Desde a formação da comissão até o check-list organização de formatura, todos os passos são importantes para garantir que o evento seja inesquecível.
Pensando nisso, o Keeper se especializou em apoiar os formandos na arrecadação antecipada para a formatura.
O Keeper é a empresa parceira do universitário! Com a nossa plataforma de arrecadação, você e sua turma gerenciam a arrecadação de fundos e as finanças da formatura de forma prática e inteligente.
Assim, enquanto a comissão organiza eventos e ações que ajudam a levantar fundos para a formatura, o Keeper faz a gestão dessas arrecadações por meio de um app super completo.
Entre em contato com o Keeper para saber mais sobre como podemos ajudar você a fazer uma festa de formatura dos sonhos!
Perguntas frequentes sobre organização de formatura
É importante formar uma comissão de formatura, definir um orçamento, começar a arrecadação o quanto antes para que seja possível contratar fornecedores essenciais com antecedência.
Em uma festa de formatura, não pode faltar música animada, buffet de qualidade, decoração temática, fotógrafo para registrar os melhores momentos, e claro, a presença dos amigos e familiares. Discursos e homenagens também são essenciais para tornar a celebração ainda mais emocionante.
Cada formando paga, em média, R$3 mil, para participar da festa de formatura. A adesão inclui uma quantidade de ingressos para a festa, que cobrem os custos de decoração, buffet, banda ou DJ e outros detalhes importantes do evento.
Para arrecadar dinheiro para a formatura, a comissão pode estabelecer um valor de adesão para os formandos, vender produtos personalizados da sua turma e produzir eventos com esse objetivo, como festas, feijoadas e bazares.
