Certamente ninguém gosta de falar de erros, não é mesmo? Principalmente se forem erros na arrecadação das formaturas!
Assim como, é muito mais gostoso falar de histórias de sucesso e superação de problemas na organização das festas de formatura.
A turma da Lygia d’Oliveira, tesoureira da comissão de 2013 do curso de medicina da Universidade de Santo Amaro, por exemplo, sofreu com problemas nas tentativas de cobrança por boleto bancário. Isso consequentemente, com um alto grau de insatisfação e de desconfiança por parte dos formandos. Todavia, a comissão deu a volta por cima ao realizar uma arrecadação para formaturas exemplar. Ao mesmo tempo que teve recursos para uma festa de formatura memorável para aqueles que estavam comemorando o fim da vida universitária.
Mas pera aí: se há superação de problemas, em algum momento houve problemas, certo?
Leia: as dores financeiras das comissões de formatura!
Quando se trata de arrecadação de dinheiro para formaturas, a situação pode ser grave. E, infelizmente, muitas vezes até irreversível. Basta lembrar das fraudes que ainda acontecem esporadicamente em comissões de formatura. Por consequência, desembocam no sumiço de parte do dinheiro dos formandos e em processos criminais, como mostrado nesta notícia.
É claro que muitos imprevistos acontecem no meio do caminho, e é quase impossível prever todos os cenários. Porém, existem erros que são comuns e frequentes entre diferentes comissões e, pela experiência que o Keeper já teve com mais de 600 comissões de formatura, nós resolvemos elencar os 5 principais para que você possa evitar!
5 erros mais comuns que as comissões de formatura cometem no processo de arrecadação de fundos para a formatura são:
- Uma pessoa com poder para aprovar pagamentos sozinha;
- Falta de controle das finanças;
- Não ouvir os formandos (agir de acordo com o que a comissão acha melhor, mas sem escutar os formandos);
- Altos custos envolvidos para emitir boletos;
- Perda de poder de negociação com as agências de formatura;
Vamos lá!
1 – Uma pessoa com poder para aprovar pagamentos sozinha
Como dissemos no texto “Dicas para manter o dinheiro da sua formatura seguro”, muitas empresas adotam um sistema de aprovação compartilhada de pagamentos para diminuir a probabilidade de fraudes. No caso de uma comissão de formatura, não deveria ser diferente! Se por acaso alguém com problemas éticos e segundas intenções tiver esse poder, a formatura de todos corre risco.
“Bom, eu confio na pessoa que vai aprovar os pagamentos”. Isso é ótimo, querido (a) amigo (a). Mas se a nossa confiança não falhasse, acho que não haveria fraudes no mundo. Já ouvimos essa história antes, e não poucas vezes. Estamos falando do sonho e do dinheiro de outras pessoas. E para isso, é necessário ter, antes de tudo, responsabilidade. Prevenção não é “plus”, mas sim uma obrigação.
Em resumo: deixar uma pessoa com poder de aprovar, sozinha, pagamentos da comissão de formatura é um erro crasso e irresponsável. Não caia nessa.
Leia: Fraudes, lucro e glamour – o que você não sabia sobre o mercado de formaturas.
2- Falta de controle das finanças
Não ter controle financeiro é uma ótima forma para fazer os formandos pagarem mais que o necessário. Como o interesse das comissões de formatura é de fazer o melhor para os formandos e para os convidados, fazê-los pagar mais é uma espécie de fracasso.
A falta de controle não acontece por maldade, mas porque é difícil mesmo. E bem difícil, para sermos sinceros!
Para resolver essa questão, é importante que as turmas tenham bons relatórios de controle. Que por consequência envolvam os pagamentos, os recebimentos, os inadimplentes, os aderidos, entre outros tópicos.
Se você quiser conversar conosco, o Keeper oferece para as comissões relatórios financeiros de controle atualizados diariamente, entre diversos outros serviços com a cobrança, arrecadação para formaturas e gestão financeira.
3- Agir de acordo com o que a comissão acha melhor, mas sem escutar os formandos
Este erro é básico, mas ainda ocorre. Se a festa de formatura é a realização do sonho dos universitários e a comissão representa os formandos, por que motivo definir o valor da adesão sem ouvir o quanto os formandos estão dispostos a pagar? Ou melhor, como não conversar com os formandos sobre os valores que eles acham justos e, a partir daí, alinhar expectativas em torno das atrações e fornecedores que a festa de formatura pode ter?
Não dê esse mole! A festa é de todos! Tenho certeza que a comissão deseja surpreender os alunos e convidados da festa. Para isso, uma hora ou outra será necessário ouvi-los.
Para se ter uma ideia de valor de adesão a partir da previsão de gastos da festa, acesse a nossa Calculadora de adesões!
4- Altos custos envolvidos para emitir boletos
Segundo o estudo da empresa Vindi, os bancos brasileiros chegam a cobrar até R$10,00 para a emissão de um único boleto registrado. Se falamos de uma festa com 100 aderidos e possibilidade de parcelamento em 18 parcelas, estamos falando de R$18.000,00 só em custo de emissão de boletos. Dava para comprar muita bebida com isso, né?!
Ps: com o Keeper, emitir um boleto custa apenas R$1,60!
5- Perda de poder de negociação com as agências de formatura
Ao negociar com uma agência de formaturas sem dinheiro em caixa, a comissão não tem muito poder de negociação. Porém, a partir do momento que a comissão já tem um valor considerável no banco, já terá recursos para assumir os compromissos contratuais e, assim, obter descontos e vantagens.
Explicamos melhor: sabe aquela opção de pagar R$80,00 agora ou R$100 em um ano? Se a comissão de formatura já tiver o dinheiro da arrecadação para formaturas, ela pode negociar para pagar menos do que pagaria se dependesse totalmente da arrecadação futura.
Agora que você já sabe, pode evitar cair nessas furadas! Para a maior segurança de sua formatura e transparência de sua comissão, indicamos que seja firmado um contrato, chamado de estatuto da comissão de formatura.
Se você ficou em dúvida sobre a arrecadação entre em contato com nosso time nos comentários abaixo. Podemos ajudá-lo!
